Kişisel veri işleyen her yapı, ilgili kişiyi bilgilendirmek ve verinin sınır ötesine aktarımında ek şartlara uymakla yükümlüdür. 6698 sayılı KVKK ve ilgili düzenlemeler çerçevesinde ilerleyen bu süreçte, aydınlatma metninin doğruluğu ve aktarım dayanağı belirleyicidir.
Aydınlatmanın İçeriği
Aydınlatma, verinin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlendiğini ve kimlere aktarılabileceğini ilgili kişiye açıkça anlatmalıdır. Genel geçer, herkese uyan bir metin çoğu zaman yükümlülüğü karşılamaz. Metin, gerçekte yürütülen veri işleme faaliyetiyle uyumlu olmalı; sahada yapılan işleme ile yazılı metin çelişmemelidir.
Aktarımda Değerlendirilecekler
- Verinin hangi ülkeye ve hangi amaçla aktarılacağı
- Aktarımın dayandığı hukuki sebep
- Alıcı tarafın sağladığı koruma düzeyi
- İlgili kişinin haklarını kullanabileceği kanallar
Aydınlatma ile Açık Rızanın Ayrımı
Aydınlatma bir bilgilendirme yükümlülüğüdür; açık rıza ise belirli işlemeler için ayrı bir hukuki sebeptir. İkisinin karıştırılması, sık rastlanan bir hatadır. Her veri işleme faaliyeti rızaya dayanmak zorunda değildir; kanunun öngördüğü başka sebepler de bulunur. Doğru sebebin belirlenmesi, hem uyumu hem de aktarım imkanını etkiler.
Belgeleme ve Hesap Verebilirlik
Veri sorumlusu, yükümlülüklerini yerine getirdiğini gösterebilmelidir. Aydınlatma metinlerinin sürümleri, aktarım gerekçeleri ve alınan önlemler kayıt altında tutulduğunda, bir denetim veya şikayet halinde savunma güçlü kurulur. Belgesiz bir uyum iddiası çoğu zaman yetersiz kalır.
Şikayet veya İnceleme Halinde
Bir ilgili kişinin başvurusu veya denetim sonucunda eksiklik ileri sürülürse, önce iddia edilen eksiğin somut dayanağı belirlenir. Aydınlatma ve aktarım kayıtları bir arada sunularak, hangi yükümlülüğün nasıl karşılandığı gösterilir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır. Veri koruma yükümlülükleri yürütülen faaliyete göre değiştiğinden, uygulama öncesinde durumunuza uygun hukuki değerlendirme alınması önerilir.