Kişisel veri işleyen kuruluşların önemli bir yükümlülüğü, veri işleme faaliyetlerini kayıt altına almak ve gerektiğinde VERBİS'e kayıt olmaktır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, bu yükümlülüğe uyulmamasını idari yaptırıma bağlamıştır. Kayıt sürecinin doğru yönetilmesi, ileride verilebilecek idari para cezalarını önler.
Kayıt Yükümlülüğünün Kapsamı
Her veri sorumlusu değil; belirli ölçütleri karşılayan kuruluşlar sicile kayıt yükümlülüğü altındadır. Çalışan sayısı, faaliyet konusu ve işlenen verinin niteliği bu kapsamı belirler. Yükümlülük altında olup olmadığını doğru saptamak, gereksiz kayıt ile ihmal arasındaki dengeyi kurar.
İdari Para Cezasının Dayanağını İnceleyin
KVKK kapsamında verilen idari para cezaları; aydınlatma yükümlülüğüne uymama, veri güvenliğini sağlamama veya sicile kayıt olmama gibi ayrı fiillere dayanır. Ceza kararının hangi fiile dayandığı ve gerekçesi netleştirilmeden itiraz kurulmamalıdır. Fiilin sabit olup olmadığı ve orantılılık, itirazın çekirdeğini oluşturur.
İtiraz Yolunu ve Süreyi Belirleyin
- Ceza kararının tebliğ tarihini esas alarak süreyi hesaplayın
- İtirazın hangi mercie yapılacağını kararın niteliğine göre belirleyin
- Fiilin gerçekleşmediğine ya da hafifletici nedenlere ilişkin delilleri toplayın
- Aynı fiil için mükerrer yaptırım uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin
Aydınlatma ve Açık Rıza Kayıtları
İdari denetimlerde en çok sorgulanan konu, ilgili kişilerin usulüne uygun aydınlatılıp aydınlatılmadığı ve gereken hâllerde açık rızanın alınıp alınmadığıdır. Bu belgelerin düzenli tutulması, hem ceza riskini azaltır hem itiraz aşamasında savunmanın dayanağını oluşturur. 5651 sayılı Kanun'la kesişen internet yayıncılığı faaliyetlerinde ek yükümlülükler de gözetilmelidir.
Uyum Sürecini Belgeyle Yürütün
Envanter, saklama ve imha politikaları ile veri güvenliği tedbirleri yazılı hâle getirilmelidir. Belgelenmiş bir uyum süreci, denetimde iyi niyeti gösterir ve olası yaptırımın değerlendirilmesinde dikkate alınabilir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Kayıt yükümlülüğü ve ceza itirazı her kuruluşta farklı olduğundan, kendi durumunuz için profesyonel bir değerlendirme almanız yerinde olur.