Veri sorumlularının, işledikleri kişisel verilere ilişkin kayıt tutması ve belirli hallerde Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kayıt olması gerekir. 6698 sayılı KVKK bu yükümlülüğü ve yurt dışına veri aktarımının koşullarını düzenler; internet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun da tamamlayıcıdır. Bu iki başlık, özellikle çok uluslu hizmet alan işletmeler için önemli bir uyum alanı oluşturur.
VERBİS Kayıt Yükümlülüğü Kimi Kapsar
Kayıt yükümlülüğü her veri sorumlusu için aynı ölçüde değildir; çalışan sayısı, yıllık mali büyüklük ve işlenen verinin niteliği kapsamı belirler. Özel nitelikli veri işleyen kimi kuruluşlar için kayıt eşiği farklılaşır. Yükümlü olunduğu halde kayıt yapılmaması, idari yaptırım riskini doğurur.
Yurt Dışına Aktarımın Koşulları
- Verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunup bulunmadığının değerlendirilmesi
- Yeterli koruma yoksa tarafların yazılı taahhütte bulunması ve gerekli iznin alınması
- Açık rızaya dayanılan hallerde rızanın özgür ve bilgilendirilmiş olması
Aydınlatma ve Rıza Ayrımı
Uygulamada sık yapılan hata, aydınlatma yükümlülüğü ile açık rızanın karıştırılmasıdır. Aydınlatma her veri işleme faaliyetinde yerine getirilmesi gereken bir bilgilendirmedir; açık rıza ise yalnızca belirli işleme türleri için gereken ayrı bir hukuki dayanaktır. Bu ikisinin tek metinde birleştirilmesi rızayı sakatlayabilir.
İhlal Halinde Başvuru
Verisi hukuka aykırı işlenen kişi, önce veri sorumlusuna başvurur; tatmin edici yanıt alınamazsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilir. Kurul kararlarına karşı idari yargı yolu açıktır. Süreçte başvuru ve yanıt tarihlerinin kayıt altına alınması, sonraki aşamalar için gereklidir.
Veri koruma yükümlülükleri işletmenin faaliyet alanına göre farklılaşır; genel bir şablon her yapıya uymaz. Uyum programınızı somut faaliyetinize göre kurmanız için hukuki destek almanız yerinde olur.