VERBİS kaydı, çoğu kuruluşta bir kez yapılıp unutulan idari bir işlem olarak görülür. Oysa 6698 sayılı Kanun kapsamında kayıt yükümlülüğü süreklidir ve bildirilen bilgilerin güncel tutulmaması başlı başına yaptırım sebebidir. Bu rehber, kayıt yükümlülüğünden doğan idari para cezası riskini, usul kusurlarını erken yakalayarak azaltmaya odaklanır.
Önce Yükümlü Olup Olmadığınızı Belirleyin
Kayıt yükümlülüğü tüm veri sorumluları için mutlak değildir; Kurul, belirli ölçütlere göre istisna kapsamı belirlemiştir. Ancak istisna kapsamında olmak, veri envanteri hazırlama ve diğer yükümlülükleri ortadan kaldırmaz. Uygulamada iki yönlü hata görülür: yükümlü olduğu hâlde kayıt yaptırmayanlar ile istisna kapsamında olduğu hâlde eksik bilgiyle kayıt yaptıranlar. İkinci durumda beyan edilen yanlış bilgi, denetimde ayrı bir tutarsızlık kaynağı oluşturur.
Kayıt İçeriğinde Denetlenecek Başlıklar
- İrtibat kişisinin güncel olması ve bildirimlerin bu kişiye ulaşabilmesi
- Veri kategorileri ile fiilen işlenen verilerin örtüşmesi
- Aktarım yapılan alıcı gruplarının eksiksiz gösterilmesi
- Yurt dışına aktarım beyanının gerçek durumu yansıtması
- Azami saklama sürelerinin, saklama ve imha politikasıyla tutarlı olması
Envanter ile Beyanı Eşleştirme Adımları
- Her iş birimi için işleme faaliyetleri listelenir ve hangi verinin hangi amaçla toplandığı yazılır.
- Her faaliyet için hukuki sebep belirlenir; rıza dışındaki sebeplerin uygulanabilirliği önce değerlendirilir.
- Tedarikçi ve hizmet sağlayıcılarla imzalanan sözleşmelerde veri işleyen sıfatı ve yükümlülükleri kontrol edilir.
- Saklama süreleri belirlenir ve süre sonunda imha işleminin yapıldığını gösteren tutanak düzeni kurulur.
- Envanterde yapılan her değişikliğin VERBİS beyanına yansıtılması için sorumlu birim ve periyot tanımlanır.
Cezaya Giden Yolda Sık Görülen Usul Kusurları
Denetim yazısına verilen cevabın süresinde gönderilmemesi, irtibat kişisinin işten ayrılmış olması nedeniyle bildirimlerin görülmemesi ve ilgili kişi başvurularına süresi içinde yanıt verilmemesi; kayıt yükümlülüğüyle doğrudan ilgili olmasa da aynı dosyada birlikte değerlendirilir. Yaptırım miktarının belirlenmesinde ihlalin niteliği ve kuruluşun ölçeği gibi etkenler gözetildiğinden, iyileştirme adımlarının belgelenmiş olması savunmada dayanak oluşturur.
Yaptırım Kararı Geldiğinde
Karar metnindeki tebliğ tarihi, dayanak gösterilen aykırılık ve altındaki yargı yolu bildirimi ilk okunacak kısımlardır. Kurul kararlarına karşı izlenecek yol mevzuat değişiklikleriyle güncellendiğinden, eski tarihli dilekçe örneklerine göre hareket etmek yanlış merci ve süre kaybı riskini doğurur. Başvuruda hem aykırılığın gerçekleşip gerçekleşmediği hem de miktarın belirlenmesindeki ölçütler ayrı başlıklar hâlinde tartışılmalıdır.
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; kuruluşun faaliyet alanı, çalışan sayısı ve işlenen veri türü yükümlülüklerin kapsamını değiştirir. Kendi durumunuz için kayıt ve envanter belgelerinizle birlikte hukuki değerlendirme almanız önerilir.