VERBİS yükümlülüğü, çoğu veri sorumlusunun gündemine ancak bir denetim yazısı ya da yaptırım kararı geldiğinde girer. Oysa kayıt yükümlülüğünün doğduğu an ile cezanın kesildiği an arasındaki dönemde yapılan işlemler, itiraz aşamasında elde kalan tek savunma malzemesidir. Bu rehber, KVKK ve 6698 sayılı Kanun çerçevesinde VERBİS kaynaklı idari para cezalarında izlenecek usulü ve en sık düşülen hataları konu alır.
Kayıt Yükümlülüğünün Kapsamı Doğru Belirlenmeli
VERBİS'e kayıt, her veri sorumlusu için otomatik olarak aynı kapsamda doğmaz. Çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve faaliyetin niteliği gibi ölçütler ile Kurul tarafından belirlenen istisnalar birlikte değerlendirilir. Savunmanın ilk halkası, ilgili dönemde şirketin gerçekten kayıt yükümlüsü olup olmadığının belgeyle gösterilmesidir. Bordro, bilanço ve faaliyet konusu kayıtları bu noktada teknik değil hukuki delil hâline gelir.
Yaptırım Yazısının İçeriği Baştan Ayrıştırılmalı
Gelen kararda çoğu zaman birden fazla ihlal başlığı bir arada bulunur: kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmemesi, aydınlatma yükümlülüğünün ihlali, veri güvenliği tedbirlerinin alınmaması gibi. Bunların her biri ayrı hukuki dayanağa ve ayrı savunma stratejisine sahiptir. Tek bir dilekçeyle bütün başlıklara aynı gerekçeyle itiraz etmek, güçlü olan itirazın da zayıf gerekçenin gölgesinde kalmasına yol açar. Karar metni satır satır ayrıştırılıp her başlık için ayrı bir cevap kurulmalıdır.
Süre ve Merci: En Kritik İki Satır
İdari yaptırım kararlarında başvuru süresi tebliğ tarihinden itibaren işler; bu nedenle tebliğ zarfı, tebliğ tarihi ve tebliğ edilen kişinin yetkisi dosyanın en başında saklanmalıdır. Kurumsal yapılarda kararın muhasebe ya da sekretaryada bekleyip geç iletilmesi, en sık görülen hak kaybı biçimidir. Başvurulacak merci bakımından da dikkatli olmak gerekir: KVKK kararlarına karşı izlenecek yol mevzuatta değişikliğe konu olabildiğinden, karar metninde gösterilen başvuru yolu ve süresi esas alınmalı, tereddüt hâlinde güncel düzenleme kontrol edilmelidir. Yanlış mercie yapılan başvuru, süre geçtikten sonra düzeltilemeyebilir.
İtiraz Dilekçesinin Omurgası
- Yükümlülüğün kapsam dışı kaldığına ilişkin maddi vakıa savunması.
- Yükümlülük varsa, ihlalin süresi ve niteliğine ilişkin ölçülülük itirazı.
- Kurum içinde alınmış somut uyum adımlarının kronolojik dökümü.
- Kararın gerekçesindeki eksik ya da çelişkili tespitlerin gösterilmesi.
- Ceza miktarının belirlenmesinde dikkate alınması gereken hafifletici unsurlar.
Ceza Sonrası Uyum: Tekrarı Önleyen Adımlar
Yaptırım kararı, aynı konuda ikinci bir incelemenin habercisi olabilir. Bu nedenle itiraz süreci yürürken kayıt bilgilerinin güncellenmesi, veri envanterinin gerçek işleme faaliyetiyle uyumlu hâle getirilmesi ve irtibat kişisi bilgisinin düzeltilmesi yerinde olur. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik sorumluluğu ile veri sorumlusu sıfatının farklı yükümlülükler doğurduğu da göz önünde tutulmalıdır.
Bu metin genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Ceza tutarı, ihlalin niteliği ve kurumun ölçeği izlenecek stratejiyi değiştirebileceğinden, karar tebliğ edildikten hemen sonra hukuki değerlendirme alınması önerilir.