KVKK kapsamındaki uyuşmazlıklarda çoğu şikâyet esastan değil, ön koşulun atlanması ya da sürenin kaçırılması nedeniyle sonuçsuz kalır. 6698 sayılı Kanun ilgili kişiye net bir sıra öngörür ve bu sıra bozulduğunda dosya baştan zayıflar.
Şikâyetin Ön Koşulu: Veri Sorumlusuna Başvuru
Kurula doğrudan gitmek yerine önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılması gerekir. Başvurunun içeriği kadar gönderim biçimi de önemlidir: kayıtlı elektronik posta, noter ihtarnamesi veya veri sorumlusunun ilan ettiği başvuru kanalı, tarihi ispatlanabilir bir iz bırakır. Elden verilen dilekçede alındı kaydı alınmamışsa başvurunun yapıldığını kanıtlamak güçleşir.
VERBİS Kaydının İspat Değeri
VERBİS kaydı, veri sorumlusunun kendi beyanına dayanan bir sicildir ve bu yönüyle şikâyet dosyasında güçlü bir karşılaştırma aracıdır. Kayıtta bildirilen işleme amaçları, veri kategorileri, aktarım yapılan taraflar ve saklama süreleri ile fiilen yapılan işlem arasındaki uyumsuzluk, iddianın somut çekirdeğini oluşturur. Kayıt yükümlülüğü bulunduğu hâlde hiç kayıt yapılmamış olması da ayrıca dile getirilmelidir.
Dosyaya Konulacak Belgeler
- Aydınlatma metninin ihlal tarihindeki hâli ve varsa değişiklik geçmişi
- Açık rıza alındığı iddia ediliyorsa rızanın alınma biçimini gösteren kayıt
- Veri sorumlusuna yapılan başvuru ve gelen cevap, tarihleriyle
- VERBİS kaydının ekran çıktısı ve kayıttaki beyanlarla çelişen fiilî işlem örnekleri
- Zarara ilişkin belgeler ve verinin nerede görünür hâle geldiğini gösteren kanıtlar
Otuz ve Altmış Günlük Eşikler
Veri sorumlusuna yapılan başvuruya kanunen otuz gün içinde cevap verilmesi gerekir. Cevabın yetersiz bulunması veya öğrenilmesi hâlinde otuz gün, her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyet yoluna gidilir. Bu iki eşiğin birlikte işlemesi, cevap gecikirse şikâyet hakkının kendiliğinden uzayacağı yanılgısını doğurur; oysa dış sınır başvuru tarihinden itibaren işlemeye devam eder.
Şikâyet Dilekçesini Kurarken
Dilekçede talep, soyut bir hukuka aykırılık iddiası yerine ölçülebilir istemlere bölünmelidir: işlemenin durdurulması, verinin silinmesi ya da yok edilmesi, üçüncü kişilere yapılan aktarımın bildirilmesi gibi. Her istemin karşısına dayandığı belge numarası yazıldığında inceleme hızlanır. Ayrıca aynı fiil kişilik haklarına saldırı oluşturuyorsa adli yol ayrıca değerlendirilmelidir.
Yukarıdaki çerçeve genel bir yol haritasıdır; veri kategorisi, işlemenin hukuki sebebi ve şirket içi süreçler dosyanın seyrini değiştirebilir. Somut olayda uzman görüşü almak faydalı olacaktır.