Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uyuşmazlıklarda başvurunun akıbetini belirleyen şey, çoğu zaman iddianın gücünden çok dosyanın belge düzenidir. 6698 sayılı Kanun kapsamındaki şikâyet yolu belirli bir sıraya bağlıdır ve bu sıra atlandığında başvuru esasa girilmeden sonuçsuz kalabilir. Bu rehber, VERBİS kaydı ile Kurula şikâyet sürecinde ispat hazırlığını ele alır.
Şikâyetin Ön Koşulu: Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
İlgili kişinin doğrudan Kurula gitmesi kural olarak mümkün değildir. Önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılması, cevap verilmemesi veya verilen cevabın yetersiz bulunması halinde şikâyet yoluna gidilmesi beklenir. Bu nedenle başvurunun hangi kanaldan, hangi tarihte iletildiği ve karşı tarafa ulaştığı ayrıca belgelenmelidir. Kayıtlı elektronik posta veya noter kanalı, tarih tartışmasını baştan bitirir.
VERBİS Kaydının Dosyadaki İşlevi
Sicil kaydı yalnızca bir idari yükümlülük değil, aynı zamanda karşı tarafın kendi beyanıdır. Kayıtta yer alan veri kategorileri, saklama süreleri, aktarım yapılan taraflar ve irtibat kişisi bilgisi, somut olaydaki işleme faaliyetiyle karşılaştırıldığında çelişkiler görünür hale gelir. Kayıt yükümlüsü olduğu halde sicile hiç girmemiş bir veri sorumlusunun durumu da dosyada ayrıca değerlendirilir.
Belge Dosyasının Kurulması
- Aydınlatma metninin ilgili tarihteki sürümü
- Açık rıza alındığı iddia ediliyorsa rızanın kaydı
- Kişisel veri işleme envanteri ve saklama-imha politikası
- Yurt içi ve yurt dışı aktarımlara ilişkin sözleşme ve kayıtlar
- Sistem erişim logları ve varsa ihlal bildirimi yazışmaları
Usule Aykırı İşlem Şikâyeti Nasıl Sakatlar
En sık karşılaşılan hatalar; başvurunun ispat edilebilir bir kanaldan yapılmaması, talebin hangi hakka dayandığının belirtilmemesi, cevap süresinin dolması beklenmeden şikâyette bulunulması ve veri sorumlusu ile veri işleyenin karıştırılmasıdır. Muhatabın yanlış belirlenmesi, sürecin baştan tekrarlanmasına yol açar.
Kurul Kararından Sonraki Yol
Kurul kararı sürecin sonu değildir. Karara karşı idari yargı yolu açıktır ve bu aşamada dava süresi, kararın tebliğ tarihine bağlanır. Ayrıca aynı olayın tazminat ve ceza boyutu ayrı yollarda ilerleyebilir; bu üç hattın tek takvimde izlenmesi gerekir.
Bu içerik yalnızca genel bir yönlendirme sunar. Veri işleme süreçleri kurumdan kuruma değiştiğinden, somut başvuru öncesi belgelerinizin bir hukukçu tarafından incelenmesi faydalı olur.