Kişisel Verileri Koruma Kuruluna yapılan şikayetlerde dosyanın kaderi, iddianın haklılığından önce belgelenebilirliğine bağlıdır. Veri sorumlusunun kayıt yükümlülüğü, aydınlatma metinleri ve başvuruya verdiği cevap, incelemede birlikte değerlendirilir. KVKK ve 6698 sayılı Kanun ile 5651 sayılı Kanunun kesiştiği alanda bu rehber, şikayet dosyasının delil yapısını ele alır.
VERBİS Kaydının Dosyadaki İşlevi
Veri sorumlularının sicile kayıt yükümlülüğü, yalnızca idari bir formalite değildir. Kayıt içeriği, veri sorumlusunun hangi verileri, hangi amaçla ve ne kadar süreyle işlediğini kendi beyanıyla ortaya koyar. Şikayete konu işleme faaliyeti ile bu beyan arasındaki uyumsuzluk, dosyanın en güçlü dayanaklarından biri haline gelebilir. Bu nedenle şikayet öncesinde kaydın incelenip ilgili bölümünün çıktısının alınması önerilir.
Veri Sorumlusuna Başvurunun Belgelenmesi
Kurula gitmeden önce veri sorumlusuna başvurulması gerekir ve bu aşamanın belgelenmesi zorunludur. Şu kayıtlar saklanmalıdır:
- Başvuru metninin tam hali ve gönderim kanalı.
- Gönderim tarihini gösteren belge.
- Verilen cevabın tamamı ya da cevapsız kaldığını gösteren kayıt.
- Başvuruda talep edilen işlemlerin madde madde listesi.
Başvurunun kapsamı dar tutulursa, Kurul incelemesinin de aynı dar çerçevede kalması gündeme gelebilir.
İncelemede Hangi Kayıtlar Öne Çıkar
İnceleme sırasında aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilme biçimi, açık rızanın alınma yöntemi, verinin aktarıldığı taraflar ve saklama süreleri sorgulanır. Şikayet eden taraf açısından, verinin nerede ve nasıl karşısına çıktığını gösteren somut örnek sunmak belirleyicidir. Soyut bir ihlal iddiası yerine, tek bir somut olayın eksiksiz belgelenmesi genellikle daha etkilidir.
Yaptırım Sonrası Yargı Aşaması
Kurul kararının ardından taraflardan biri yargı yoluna gidebilir. Bu aşamada dosyanın idari süreçte oluşan hali esas alınacağından, şikayet dilekçesinde ileri sürülmemiş bir iddianın sonradan öne çıkarılması zorlaşır. Bu nedenle ilk metnin, yargı aşaması düşünülerek yazılması gerekir.
Hatırlatma
Şikayet süreci ile uğranılan zararın tazminine yönelik talepler ayrı yollardır; biri diğerinin yerine geçmez.
Yukarıdaki bilgiler genel çerçeve sunar. Veri sorumlusunun büyüklüğü, işleme faaliyetinin niteliği ve olayın kapsamı sonucu etkileyebileceğinden, başvuru öncesinde hukuki değerlendirme almanız uygun olur.