Onaylanmış kuruluş görevlendirmesi yalnızca kamu kurumlarına verilmez; ticaret şirketi biçiminde örgütlenmiş özel hukuk tüzel kişileri de bu yetkiyi kullanabilir. TEBAR Test Belgelendirme Araştırma ve Geliştirme A.Ş.’nin görevlendirilmesine dair tebliğ bunun örneğidir. Bu rehber, kamusal yetki kullanan özel şirket modelinin doğurduğu sorumluluk sorularına odaklanır.
İkili Hukuki Nitelik
Bu kuruluşlar bir yandan üretici ile aralarındaki belgelendirme sözleşmesine dayanan özel hukuk ilişkisi içindedir; diğer yandan Bakanlıkça verilen yetkiye dayanarak kamusal nitelikte bir değerlendirme yapar. Bu ikilik, uyuşmazlık çıktığında hangi hukuk kurallarının ve hangi yargı kolunun uygulanacağı tartışmasını doğurur. Talebin dayanağının sözleşme mi yoksa yetkinin kullanımından doğan zarar mı olduğu, en başta netleştirilmelidir.
Hatalı Belgelendirmede Zarar Kalemleri
- Ürünün piyasadan geri çekilmesinden doğan doğrudan maliyet,
- Yeniden deney ve belgelendirme giderleri,
- Teslimatın gecikmesi nedeniyle ödenen cezai şart,
- Ticari itibar kaybına dayanan talepler.
Bu kalemlerin tümü kendiliğinden tazmin edilmez; illiyet bağının ve zararın somut olarak ispatı gerekir. Özellikle itibar kaybı iddialarında delil yükü ağırdır.
Sözleşmedeki Sorumluluk Sınırlamaları
Belgelendirme sözleşmeleri çoğunlukla sorumluluğu ücretle sınırlayan hükümler içerir. Bu tür kayıtların geçerliliği, kastın veya ağır kusurun bulunduğu hâllerde tartışmalıdır. Genel işlem koşulu niteliğindeki hükümler bakımından ayrıca denetim yapılır. Sözleşme imzalanmadan önce sorumluluk maddesinin ayrıca müzakere edilip edilmediğinin kayda geçirilmesi, sonraki aşamada belirleyici olabilir.
Bilgi Güvenliği ve Ticari Sır
Belgelendirme sürecinde üreticinin üretim yöntemi, reçetesi ve müşteri bilgileri kuruluşa aktarılır. Bu bilgilerin korunması hem sözleşmesel gizlilik yükümlülüğünün hem de kişisel veri içerdiği ölçüde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun konusudur. Denetim ekiplerinin aldığı fotoğraf ve kayıtların saklama süresi ile imha koşulları sözleşmede düzenlenmelidir.
Uyuşmazlığa Hazırlık
- Başvuru dosyasının kuruluşa teslim edildiği tarihi ve içeriğini belgeleyin.
- Denetim tutanaklarının bir nüshasını mutlaka alın.
- Yazışmaları e-posta yerine kurumsal ve doğrulanabilir kanaldan yürütün.
- Belgelendirme reddedilirse gerekçenin yazılı olarak bildirilmesini isteyin.
Bu değerlendirme genel niteliktedir. Talebin dayanağı ve görevli yargı yolu dosyanın somut verilerine göre belirlendiğinden, adım atmadan önce sözleşme metniyle birlikte hukuki inceleme yapılması yerinde olur.