Onaylanmış kuruluş görevlendirmesine ilişkin tebliğler, çoğu zaman "idari bir duyuru" gibi okunur. Oysa bu metinler, üretici ile belgelendirme kuruluşu arasındaki sözleşmesel ilişkinin hukuki zeminini belirler. Görevlendirmenin kapsamı, üreticinin kuruluştan hangi hizmeti talep edebileceğini; kuruluşun sorumluluğunun sınırı ise hatalı bir belgelendirmenin faturasının kime çıkacağını tayin eder.
Görevlendirme Tebliğinden Okunması Gereken Üç Bilgi
- Hangi teknik düzenleme: Kuruluş yalnızca belirtilen yönetmelik kapsamında işlem yapabilir.
- Hangi modüller: Tasarım incelemesi, tip incelemesi veya üretim kontrolü modüllerinden hangilerinin kapsandığı ayrı ayrı yazılır.
- Kimlik numarası: Ürün işaretlemesinde kullanılacak numara buradan doğrular.
Üretici ile Kuruluş Arasındaki Sözleşmenin Niteliği
Belgelendirme sözleşmesi, sonuç taahhüdü içermeyen; ancak yüksek özen borcu doğuran bir hizmet ilişkisi olarak kurulur. Kuruluş, ürünün uygun olduğunu "garanti" etmez; uygunluk değerlendirmesini kurallara uygun yapmayı üstlenir. Bu ayrımın sözleşmede net yazılmaması, tarafların beklentilerini uyuşmazlığa dönüştürür. Üretici açısından kritik hüküm, kuruluşun görevlendirmesinin sona ermesi halinde devam eden işlerin akıbetini düzenleyen maddedir.
Hatalı Belgelendirmede Sorumluluk Kime Ait?
Piyasaya arz edilen ürünün uygunsuz çıkması halinde birincil sorumluluk üreticidedir; onaylanmış kuruluşun belge vermiş olması üreticiyi sorumluluktan kurtarmaz. Bununla birlikte kuruluş, değerlendirmeyi özensiz yapmışsa üreticiye karşı sözleşmeden doğan sorumlulukla karşılaşabilir. Bu iki katman birbirinden ayrı yürür ve piyasa gözetimi süreci ile tazminat süreci farklı yargı kollarında ilerleyebilir.
Risk Azaltmak İçin Somut Adımlar
- Belgelendirme başvurusundan önce kuruluşun kapsam listesini ve görevlendirmesinin güncel durumunu yazılı olarak teyit ettirin.
- Teknik dosyayı, belgeden bağımsız olarak kendi arşivinizde eksiksiz tutun; denetimde asıl sorulan budur.
- Sözleşmeye, kuruluşun kapsam değişikliğini bildirme yükümlülüğünü ekleyin.
- Belgenin geçerlilik süresini üretim planınıza değil, takvime bağlı bir hatırlatma sistemine bağlayın.
Denetim Anında Nelere Bakılır?
Piyasa gözetimi ve denetimi sırasında yalnızca belgenin varlığı değil, belgenin kapsamının fiilen üretilen ürünle örtüşüp örtüşmediği incelenir. Tasarımda yapılan ve belgeye yansıtılmayan değişiklikler, mevcut belgeyi işlevsiz hale getirebilir. Değişiklik yönetimi prosedürünün yazılı olması, bu noktada üreticinin en güçlü savunmasıdır.
Yukarıdakiler genel çerçevedir; ürün grubunuza uygulanan teknik düzenleme ve sözleşme metniniz incelenmeden sorumluluk dağılımı hakkında kesin değerlendirme yapılamaz, gerektiğinde konuya hâkim bir hukukçuya danışılması yerinde olur.