Üniversitelere bağlı uygulama ve araştırma merkezleri, akademik faaliyetin yanında doğrudan kişilerle temas eden hizmetler de yürütür. Atatürk Üniversitesi Çocuk ve Bilim Eğitimi Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği kapsamındaki etkinliklerde muhatabın çocuk olması, merkezin hukuki sorumluluğunu sıradan bir eğitim faaliyetinin ötesine taşır.
Merkezin Hukuki Konumu
Bu tür merkezler, 2547 sayılı Kanun çerçevesinde rektörlüğe bağlı birimler olarak kurulur; tüzel kişilikleri ayrı değildir. Dolayısıyla merkez faaliyetinden doğan bir zararda muhatap üniversitedir ve uyuşmazlık kural olarak idari yargıda görülür. Merkez müdürü ve yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu ise iç düzenlemeler ve kamu görevlisi sorumluluğu çerçevesinde ayrıca değerlendirilir.
Çocuk Katılımcı Verisinde Özel Hassasiyet
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, çocukların verileri için ayrı bir kategori öngörmese de uygulamada rızanın kim tarafından verileceği sorusu belirleyicidir. Atölye kayıtları, veli iletişim bilgileri, çocuğun gelişim gözlem notları ve sağlık bilgisi içeren formlar farklı işleme dayanaklarına tabidir. Sağlık verisi niteliğindeki bilgiler özel nitelikli veri kapsamına girdiğinden, açık rıza dışındaki dayanaklar sınırlıdır.
Merkez Uygulamalarında Sık Görülen Zayıf Noktalar
- Etkinlik fotoğraf ve videolarının izin alınmadan tanıtım materyaline dönüştürülmesi
- Veli onam formunun aydınlatma metniyle karıştırılması; rıza ile bilgilendirmenin tek metne sıkıştırılması
- Katılımcı listelerinin süre sınırı olmadan saklanması ve imha politikasının bulunmaması
- Dış paydaş kurumlarla veri paylaşımının yazılı bir protokole bağlanmaması
Kayıt ve Görüntü Kullanımı
Çocuğun görüntüsü hem kişisel veri hem kişilik hakkı boyutuyla korunur. Bir etkinliğe katılım için verilen izin, o görüntünün sosyal medyada süresiz kullanımına izin anlamına gelmez. İzin metninin kapsamı; kullanılacak mecra, süre ve amaç bakımından açıkça sınırlanmalı, velinin izni geri alma imkânı belirtilmelidir.
Risk Azaltma İçin Uygulanabilir Adımlar
- Faaliyet türlerine göre ayrı onam ve aydınlatma metinleri hazırlanması.
- Toplanan her veri kalemi için saklama süresi ve imha yönteminin yazılı olarak belirlenmesi.
- Görüntü ve ses kaydı alınacak etkinliklerin önceden duyurulması, kayıt istemeyen katılımcı için alternatif oluşturulması.
- Merkez personeline yönelik kısa ve tekrarlanan farkındalık eğitimi.
- Veri ihlali hâlinde izlenecek iç bildirim akışının önceden tanımlanması.
Metin genel çerçeveyi aktarmakta olup her merkezin faaliyet yapısı farklıdır; kurumsal politikaların hazırlanmasında veri koruma alanında çalışan bir hukukçudan destek alınması yararlı olacaktır.