Vakıf yükseköğretim kurumlarının faaliyetinin durdurulması ya da devri gündeme geldiğinde, öğrencilerin eğitiminin sürdürülmesi ve mali yükümlülüklerin karşılanması için 2809 sayılı Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanununun ek maddesi uyarınca özel hesap oluşturulur. İlgili yönetmelik, bu hesabın nasıl kurulacağını, hangi harcamalarda kullanılacağını ve nasıl denetleneceğini düzenler. Konu, üniversite yönetimi kadar öğrenciyi ve alacaklı personeli de doğrudan ilgilendirir.
Özel Hesabın İşlevi
Özel hesap, kurumun olağan bütçesinden ayrı tutulan ve belirli amaçlara tahsis edilmiş bir mali havuzdur. Amaca tahsis edilmiş olması, hesaptaki kaynağın başka kalemlere aktarılmasını engeller. Bu nitelik, hesaptan yapılan her harcamanın dayanağının gösterilmesini ve kayıt düzeninin ayrı tutulmasını zorunlu kılar.
Harcama Yetkisi ve Sınırları
Hesaptan yapılacak ödemelerde tartışma çıkaran başlıklar şunlardır:
- Öğrencilerin eğitiminin devamı için zorunlu giderlerin önceliği
- Personel alacaklarının hangi sırayla karşılanacağı
- Yatırım niteliğindeki harcamaların amaç dışı sayılıp sayılmayacağı
- Harcama talimatını verecek yetkilinin kim olduğu ve imza yetkisinin devredilebilirliği
Yetkisiz kişi tarafından verilen harcama talimatı, hem işlemi sakatlar hem de talimatı verenin kişisel sorumluluğunu gündeme getirir.
Öğrencinin Hukuki Durumu
Faaliyeti durdurulan bir kurumun öğrencileri bakımından asıl mesele, eğitimin kesintiye uğramaması ve ödenen ücretlerin akıbetidir. Yatay geçiş veya başka kuruma yerleştirme kararları Yükseköğretim Kurulu tarafından alınır. Öğrencinin peşin ödediği ancak karşılığını alamadığı eğitim ücreti bakımından talep hakkı doğabilir; bu talebin özel hesap kapsamında mı yoksa genel alacak hükümlerine göre mi karşılanacağı, hesabın tahsis amacına göre değerlendirilir.
Denetim Katmanları
Özel hesap, kurum içi mali kontrolün yanında Yükseköğretim Kurulunun denetimine de tabidir. Bağımsız denetim raporları, harcamaların amaca uygunluğunu ve belgelendirmesini gösterir. Denetimde tespit edilen amaç dışı kullanımlarda, ilgililer hakkında idari ve gerektiğinde cezai süreç işletilebilir; kamu görevlisi sıfatı taşımayanlar bakımından da güveni kötüye kullanma gibi suç tiplerinin oluşup oluşmadığı Türk Ceza Kanunu çerçevesinde ayrıca değerlendirilir.
Belgelendirme Disiplini
- Her ödeme için amaca uygunluğu gösteren gerekçe yazısı
- Hesabın ayrı banka hesabında ve ayrı muhasebe kaydında tutulması
- Yetki devirlerinin yazılı ve tarihli yapılması
- Öğrenci ve personel alacaklarının listelenerek önceliklendirilmesi
- Dönemsel raporların ilgili makama süresinde sunulması
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır. Özel hesap uygulamaları kurumun içinde bulunduğu duruma ve YÖK kararlarına göre farklılaştığından, somut bir harcama veya alacak talebi öncesinde yürürlükteki düzenlemenin incelenmesi gerekir.