Uluslararası boyutu olan akademik merkezler, iç mevzuatın yanında kurumlar arası protokoller üzerinden de yükümlülük üstlenir. Gazi Üniversitesi Türk Dünyası Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği, merkezin amacını, faaliyet alanlarını ve yönetim yapısını belirlerken; uygulamada asıl belirleyici olan, bu çerçevenin dışına taşmayan iş birliği metinleri kurabilmektir.
Faaliyet Alanının Sınırı Neden Önemli?
Merkez, ancak yönetmelikte sayılan faaliyet alanları içinde iş ve işlem yapabilir. Yönetmelikte öngörülmeyen bir faaliyet için kaynak kullanılması ya da taahhüt altına girilmesi, yetki unsuru bakımından sakat bir işlem doğurur. Bu nedenle yeni bir proje önerisi geldiğinde ilk soru bütçe değil, kapsam sorusu olmalıdır.
Protokollerde Dikkat Edilecek Başlıklar
- Tarafların temsil yetkisi: protokolü imzalayan kişinin üniversite adına bağlayıcı işlem yapma yetkisi var mı?
- Fikrî haklar: ortak üretilen yayın, veri tabanı ve materyalin mülkiyeti ve kullanım izni nasıl paylaşılıyor?
- Mali yükümlülük: harcamanın hangi kaynaktan yapılacağı ve onay mercii belirlenmiş mi?
- Fesih ve uyuşmazlık: uygulanacak hukuk ve yetkili merci açıkça yazılmış mı?
- Kişisel veri paylaşımı: yurt dışına aktarım söz konusuysa 6698 sayılı Kanun'daki aktarım şartları sağlanıyor mu?
Yurt Dışı Bileşeni Olan Çalışmalar
Kültürel ve akademik iş birliklerinde katılımcı bilgileri, görsel-işitsel kayıtlar ve saha verileri sınır ötesine aktarılabilir. Bu aktarım, KVKK'nın yurt dışına veri aktarımı rejimine tabidir ve aydınlatma ile hukuki dayanağın önceden kurulmasını gerektirir. Ayrıca fotoğraf ve video kayıtlarında kişilik haklarına ilişkin izinlerin ayrı alınması gerekir; toplu etkinliklerde alınan genel izinler her kullanım biçimini kapsamayabilir.
Yayın ve İsim Kullanımı
Merkez adının, üniversite logosunun veya kurumsal kimliğinin üçüncü kişilerce kullanılması yazılı izne bağlanmalıdır. İzinsiz kullanım hâlinde, kullanımın durdurulması talebi ve doğan zararın tazmini gündeme gelebilir. Sponsorluk ilişkilerinde ise merkezin akademik bağımsızlığını tartışmaya açmayacak bir metin tercih edilmelidir.
Kurumsal Hafıza Oluşturmak
- İmzalanan tüm protokolleri tek bir dijital kütükte, süre ve fesih tarihleriyle izleyin.
- Yönetim kurulu onayı olmadan hiçbir taahhüt metnini imzaya açmayın.
- Ortak yayınlarda katkı oranı ve isim sırasını proje başlangıcında yazılı hâle getirin.
- Protokol süresi dolan iş birliklerinde veri imha veya iade adımını uygulayın.
Bu metin genel bilgilendirme amacı taşır; imzalanacak her protokol kendi şartları içinde değerlendirilmeli, tereddüt hâlinde metin üzerinde hukuki inceleme yaptırılmalıdır.