Kooperatiflerde genel kurul, ortakların iradesinin oluştuğu tek organdır. Bu nedenle toplantının usulüne uygun yapılması, alınan kararların ayakta kalmasının ön şartıdır. Kooperatif ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantılarına ilişkin yönetmelik, çağrı usulünü, toplantının yürütülmesini ve bulundurulacak bakanlık temsilcisinin görevlerini düzenler. Uygulamada iptal davalarının önemli bir bölümü esasa değil, bu usul kurallarına aykırılığa dayanır.
Çağrı Usulü: En Sık Kırılan Halka
- Çağrının yönetmelikte ve ana sözleşmede öngörülen süre ve şekilde yapılmaması.
- Gündemin çağrıda açıkça gösterilmemesi ya da toplantıda gündem dışı konuda karar alınması.
- Ortaklara yapılacak bildirimde ana sözleşmede belirlenen usulün atlanması.
- Genel kurul öncesinde mali tablo ve raporların ortakların incelemesine sunulmaması.
- Hazirun listesinin güncel ortak kayıtlarıyla uyumsuz olması.
Bakanlık Temsilcisinin Rolü
Bakanlık temsilcisi, toplantının mevzuata ve ana sözleşmeye uygun yürütülüp yürütülmediğini gözlemleyerek tutanağı imzalar. Temsilci, kararların isabetini denetlemez; usule ilişkin aykırılıkları tutanağa geçirir. Bu nedenle bir ortağın toplantı sırasındaki itirazını temsilci huzurunda ve tutanağa geçirtecek şekilde dile getirmesi, sonraki iptal davasında elindeki en güçlü belgeyi oluşturur. Temsilci bulundurulması gereken hallerde temsilcisiz yapılan toplantı ise başlı başına bir geçersizlik sebebidir.
Toplantı Sırasında Yapılması Gerekenler
- Hazirun listesini imzalamadan önce ortak sayısını ve temsil belgelerini kontrol edin.
- Vekâletname ile katılımda, ana sözleşmede öngörülen sınırlamalara uyulup uyulmadığını denetleyin.
- Oylama sonuçlarının lehte, aleyhte ve çekimser olarak tutanağa ayrı ayrı yazılmasını isteyin.
- Muhalefetinizi gerekçesiyle birlikte tutanağa geçirtin; "muhalifim" ifadesi tek başına yetersiz kalabilir.
- Tutanağın imzalı bir örneğini toplantı sonunda talep edin.
İptal Davasında Zamanın Önemi
Genel kurul kararlarının iptali, kanunda öngörülen kısa süreler içinde açılması gereken bir davadır. Bu süreler hak düşürücü niteliktedir; kaçırılması halinde karar ne kadar sakat olursa olsun geçerli hale gelir. Toplantıda hazır bulunup muhalefetini tutanağa geçirten ortak ile toplantıya katılmayan ortak bakımından dava açma imkânının koşulları farklılaşır. Bu nedenle toplantı biter bitmez takvim kurulmalıdır.
Yönetim Kurulu Bakımından Önleyici Adımlar
Çağrı belgelerinin gönderim kayıtlarını, gündemin ilan tarihini ve inceleme için hazır bulundurulan evrakın tutanağını saklayın. Usule uygunluğun ispatı sonradan değil, toplantı öncesinde oluşturulan bu kayıtlarla yapılır.
Yukarıdaki açıklamalar genel çerçeveyi anlatır. Kooperatifin türü ve ana sözleşme hükümleri sonucu değiştirebileceğinden, iptal düşünülen bir kararda süre dolmadan hukuki destek alınması önem taşır.