Arşiv hizmetleri yönetmelikleri idari görünüşlü metinlerdir; ancak bir belgenin bulunup bulunamaması, davada ispat yükünü taşıyan tarafın kaderini belirler. Üniversite arşivlerinde öğrenci dosyaları, personel özlük belgeleri, ihale evrakı ve kurul kararları bir arada tutulduğu için saklama ve imha kuralları hem hukuki hem de veri koruma boyutu taşır.
Birim arşivi ile kurum arşivi ayrımı
Yönetmelikler tipik olarak iki katmanlı bir yapı öngörür: işlemi yapan birimde tutulan birim arşivi ve belirli bir süre sonunda belgelerin devredildiği kurum arşivi. Bir belgenin nerede olduğunun bilinmesi, bilgi ve belge talebine süresinde cevap verilebilmesi için şarttır. Devir listeleri düzenli tutulmadığında, belge fiilen mevcut olsa bile bulunamadığı için yok sayılır.
Ayıklama ve imha kararı
Muhafazasına lüzum kalmayan evrakın ayıklanması ve imhası, 3473 sayılı Kanun ile devlet arşiv hizmetlerine ilişkin düzenlemeler çerçevesinde, kurulmuş bir ayıklama ve imha komisyonunun kararına bağlıdır. Tek bir görevlinin takdiriyle yapılan imha, hem disiplin hem de ceza sorumluluğu doğurabilir. Devam eden bir soruşturma, denetim veya yargılamayla ilişkili belgelerin saklama süresi dolmuş olsa dahi imha edilmemesi gerekir.
Kişisel veri boyutu
- 6698 sayılı Kanun uyarınca kişisel veriler ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanabilir.
- Arşiv mevzuatının öngördüğü saklama yükümlülüğü, silme talebine karşı hukuki dayanak oluşturabilir; bu nedenle iki mevzuatın birlikte okunması gerekir.
- Saklama ve imha politikası yazılı hâle getirilmeli, hangi belge türünün ne kadar tutulacağı listelenmelidir.
- Arşive erişim yetkisi kişi bazında sınırlandırılmalı ve erişim kayıtları tutulmalıdır.
Elektronik arşiv ve delil değeri
Elektronik belge yönetim sistemine geçilmesi, kâğıt nüshanın delil değerini kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Elektronik ortamda üretilen bir belgenin güvenilirliği, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki imza ve zaman damgası uygulamalarıyla desteklendiğinde belirgin biçimde güçlenir. Taranmış nüshaların hangi koşullarda asıl yerine geçeceği, sistem kurulurken kayıt altına alınmalıdır.
Belge bulunamazsa
Talep edilen belgenin bulunamaması, bilgi edinme başvurusu bakımından cevapsız bırakma sayılabileceği gibi, yargılamada aleyhe değerlendirmeye de yol açabilir. Bu nedenle arama yapıldığını, hangi arşivlerde ve hangi tarihlerde tarandığını gösteren bir tutanak düzenlenmesi, kurumun savunmasını somutlaştırır.
Yazıda yer alan bilgiler genel niteliktedir; imha kararı vermeden veya bir belge talebini reddetmeden önce ilgili saklama planının ve devam eden dosyaların gözden geçirilmesinde yarar bulunmaktadır.