8979 sayılı düzenleme, sivil savunma hizmetleri için yapılan bağış ve yardımların alınması ile bu yolla oluşan ödeneklerin harcanmasına ilişkin usul ve esasları belirleyen bir yönetmeliktir. Aşağıda hem bağışı kabul eden idare hem de bağışta bulunan kişi ve kurumlar açısından dikkat edilmesi gereken noktalar ele alınmıştır.
Bağışın kabulü serbest bir işlem değildir
Kamu idareleri her bağışı, her koşulda ve her makam eliyle kabul edemez. Kabul yetkisi, bağışın türü ve tutarına göre belirlenmiş makamlara aittir; yetkisiz kabul, işlemin sonradan geçersiz sayılmasına ve sorumluluk doğmasına yol açabilir. Ayni bağışlarda ise malın idarenin hizmet alanına uygunluğu ayrıca değerlendirilmelidir.
Şartlı bağışın doğurduğu bağ
Bağışçı, yardımın belirli bir amaca tahsis edilmesini isteyebilir. Şartlı bağış kabul edildiğinde idare bu şartla bağlıdır ve kaynağı başka bir kalemde kullanamaz. Şartın yerine getirilmesinin imkânsız hale gelmesi durumunda izlenecek yol baştan belirlenmezse, yıllar sonra kullanılamayan bir kaynak ve çözümsüz bir tartışma ortaya çıkar.
Kayıt ve muhasebe disiplini
- Nakdi bağışın ilgili hesaba yatırılması ve makbuz düzeninin eksiksiz işletilmesi.
- Ayni bağışta değer tespiti, teslim tutanağı ve envantere kayıt.
- Şartlı bağışlarda şartın belgeye açıkça yazılması.
- Bağış kaynaklı ödeneğin, genel bütçe kaynaklarından ayrılabilir şekilde izlenmesi.
- Harcama belgelerinin bağışın amacıyla eşleştirilmesi.
Harcama aşamasında sorumluluk
- Harcamanın bağışın amacına uygunluğunu ön kontrol aşamasında teyit edin.
- Satın alma yapılacaksa kamu alım usullerinin bağış kaynaklı harcamada da uygulanacağını göz önünde tutun.
- Ödeme emri belgesine dayanak evrakı eksiksiz ekleyin.
- Dönem sonunda kalan tutarın akıbetini yazılı olarak kayda bağlayın.
- Denetim isteyebileceği için tüm zinciri kronolojik dosyada saklayın.
Öne çıkan risk: amaç dışı kullanım iddiası
Bu alandaki sorunların çoğu kötü niyetten değil, kayıt zincirindeki kopukluktan doğar. Bağışın hangi amaçla alındığı yazılı değilse ve harcama belgeleri bu amaçla eşleştirilemiyorsa, usulüne uygun yapılmış bir harcama dahi denetimde amaç dışı kullanım olarak değerlendirilebilir. Bu durum idari sorumluluğun yanında kişisel mali sorumluluğu da gündeme getirir.
Yukarıdaki açıklamalar genel çerçeve niteliğindedir. Bağışın türü, tutarı ve idarenin teşkilat yapısı uygulamayı değiştirebileceğinden, tereddütlü durumlarda işlem tesis edilmeden önce hukuki ve mali değerlendirme yapılmalıdır.