Kişisel veri uyuşmazlıklarında haklılık çoğu zaman tartışmalı değildir; asıl sorun, sürecin sırasının yanlış kurulmasıdır. 6698 sayılı KVKK, ilgili kişi başvurusu ile Kurum'a şikâyet arasında bir sıra öngörür ve bu sıra atlandığında dosya esasa girilmeden geri döner. İnternet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yollar da ayrıca gündeme gelebilir. Bu rehber, açık rıza tartışmasında usule aykırı işlem riskini azaltmaya odaklanıyor.
Rızanın Geçerlilik Unsurları
Açık rıza, imzalanmış bir metnin varlığıyla değil, o metnin taşıdığı niteliklerle sonuç doğurur. Rızanın belirli bir konuya ilişkin olması, bilgilendirmeye dayanması ve özgür iradeyle açıklanmış olması gerekir. Uygulamada en sık görülen zafiyetler şunlardır: rızanın hizmetin alınması için zorunlu koşul haline getirilmesi, tek bir kutucukla birbirinden bağımsız birçok işleme aynı anda onay alınması, aydınlatma metni ile rıza metninin iç içe geçirilmesi ve rızanın geri alınabileceğinin hiç belirtilmemesi. Ayrıca rıza, veri işlemenin tek hukuki dayanağı değildir; başka bir dayanak varken rıza istenmesi de tartışma yaratır.
Başvuruda Zaman Yönetimi
Süreç, veri sorumlusuna yapılan yazılı başvuruyla başlar. Bu adım atlanıp doğrudan şikâyet yoluna gidildiğinde, kaybedilen yalnızca zaman değil, çoğu zaman şikâyet için öngörülen sürenin bir bölümüdür. Bu nedenle başvurunun tarihi, iletildiği kanal ve veri sorumlusunun cevabı ya da cevapsızlığı belgeyle sabitlenmelidir. Cevap süresi dolduğunda veya verilen cevap yetersiz kaldığında şikâyet için hangi tarihten itibaren süre işlemeye başladığı yazılı olarak not edilmelidir.
Şikâyet Aşamasında Sık Yapılan Hatalar
- Veri sorumlusunun kim olduğunun yanlış belirlenmesi, aracı hizmet sağlayıcıya başvurulması
- Talebin genel ifadelerle yazılması, hangi verinin hangi işlemesine itiraz edildiğinin gösterilmemesi
- Silme, yok etme, anonim hale getirme ve aktarımın durdurulması taleplerinin ayrıştırılmaması
- İlk başvuruya verilen cevabın şikâyet ekine konulmaması
- Aynı olay için idari ve adli yolların birbirini beklettiğinin varsayılması
Veri Sorumlusu Tarafında Kayıt Disiplini
- Rıza kayıtlarının zaman damgalı ve geri alınabilir biçimde tutulması
- Aydınlatma metninin sürüm tarihleriyle arşivlenmesi
- Başvuruların tek bir kayıt üzerinden takip edilmesi ve süresinde cevaplanması
- Aktarım yapılan üçüncü tarafların listelenmesi
- İhlal ihtimalinde izlenecek iç bildirim akışının önceden yazılması
Son Söz
Veri koruma dosyalarında sonucu belirleyen şey, çoğunlukla itirazın içeriği değil, hangi aşamada ve hangi belgeyle ileri sürüldüğüdür. Veri türü ve işleme amacı farklılaştıkça değerlendirme de değişeceğinden, kendi başvuru yazışmalarınız üzerinden hukuki görüş almanız uygun olur.