KVKK denetimlerinde idari para cezasına giden yolun başında çoğu zaman büyük bir veri ihlali değil, eksik ya da geçersiz bir aydınlatma metni durur. Aydınlatma yükümlülüğü, verinin işlenmesinden önce yerine getirilmesi gereken bir yükümlülük olduğu için sonradan telafisi zordur: metin düzeltildiğinde geçmişte toplanan veriler bakımından eksiklik ortadan kalkmaz.
Aydınlatma ile Açık Rızanın Karıştırılması
Sahadaki en yaygın kusur, aydınlatma metni ile açık rıza beyanının tek bir kutucukta birleştirilmesidir. 6698 sayılı Kanun bakımından bunlar farklı işlevlere sahiptir: aydınlatma her hâlde yapılır, açık rıza ise ancak başka bir hukuki sebep bulunmadığında devreye girer. İkisi birleştirildiğinde hem aydınlatma yapılmış sayılmama hem de rızanın özgür iradeye dayanmadığı yönünde değerlendirme riski birlikte doğar.
Metnin İçeriğini Zayıflatan Noktalar
- Veri sorumlusunun kimliğinin ticari unvan düzeyinde bile belirtilmemesi
- İşleme amacının "hizmetlerin yürütülmesi" gibi kapsamı ölçülemeyen ifadelerle geçiştirilmesi
- Aktarım yapılan taraflara ve aktarım amacına hiç değinilmemesi
- Toplama yönteminin ve dayanılan hukuki sebebin metinden anlaşılmaması
- İlgili kişinin başvuru hakkının, başvurunun nereye yapılacağı gösterilmeden anılması
Usule Aykırı İşlem Nasıl Doğuyor?
İdari para cezasına giden dosyalarda yükümlülüğün hiç yerine getirilmemesi kadar, yerine getirildiği ispatlanamaması da belirleyicidir. Sözlü olarak yapıldığı söylenen aydınlatma, çağrı merkezi kaydı tutulmadığında ispatsız kalır. Web formunda gösterilen metnin hangi tarihten itibaren hangi içerikle yayında olduğu sürüm kaydıyla izlenmiyorsa, denetim anındaki metin geçmişi kapsamaz. Kâğıt formlarda ise metnin imza alanından ayrı bir sayfada kalması, ilgilinin metni gördüğü yönündeki iddiayı zayıflatır.
Denetim Öncesi Kontrol Listesi
- Veri toplanan her kanal (web formu, çağrı merkezi, kâğıt form, başvuru kiosku, işe alım) tek tek listelenir.
- Her kanal için hangi metnin gösterildiği ve gösterim anının kaydı eşleştirilir.
- Aydınlatma metinleri, kişisel veri envanterindeki amaç ve aktarım bilgileriyle satır satır karşılaştırılır.
- Açık rızaya dayanılan işlemeler ayrıştırılır; rıza alanı aydınlatmadan fiziken ayrılır.
- Metin değişikliklerinde tarihli sürüm arşivi tutulur ve eski sürümler saklanır.
İlgili Kişi Başvurusu Geldiğinde
Aydınlatma eksikliği çoğu zaman bir ilgili kişi başvurusuyla görünür hâle gelir. Bu aşamada cevap süresinin takvime bağlanmaması, cevabın ispatlanabilir bir yolla iletilmemesi ya da başvuruda ileri sürülen her talebe ayrı ayrı karşılık verilmemesi, ilerleyen aşamada aleyhe değerlendirilebilecek bir usul zaafı bırakır. Başvuruya verilen cevabın kendisi de dosyanın parçası hâline gelir.
Yukarıdakiler genel bir uyum çerçevesidir; işlenen veri kategorisine, sektöre ve veri sorumlusunun yapısına göre gereken adımlar farklılaşır. Şirketinize özgü bir değerlendirme için hukuki destek almanız önerilir.