KVKK uyum çalışmalarında en çok göz ardı edilen konu, envanter ile sicil kaydının birbirini tutmamasıdır. VERBİS beyanı bir formalite olarak görüldüğünde, ilgili kişi başvurusu geldiğinde veya bir denetim başladığında beyan ile fiilî işleme faaliyeti arasındaki fark ilk anda ortaya çıkar. 6698 sayılı Kanun ekseninde bu rehber, kayıt yükümlülüğü ile başvuru sürelerini birlikte ele alır.
Kayıt Yükümlülüğünün Kapsamını Doğru Belirlemek
Veri sorumluları sicile kayıt yükümlülüğü, Kurul tarafından belirlenen ölçütlere göre kimi veri sorumluları bakımından istisna tutulmuştur. Bu nedenle ilk adım, işletmenin gerçekten kayıt yükümlüsü olup olmadığının güncel Kurul düzenlemeleri üzerinden tespit edilmesidir. Yükümlü olunmadığı hâlde yapılan eksik beyan da, yükümlü olunduğu hâlde yapılmayan kayıt kadar sorun doğurabilir.
Başvurudan Şikâyete Uzanan Süre Zinciri
İlgili kişinin talebi önce veri sorumlusuna yöneltilir. Veri sorumlusunun talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması beklenir. Talebin reddi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya hiç cevap verilmemesi hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır; bu aşamada cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz günlük ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük süre işler. Kurula doğrudan yapılan, veri sorumlusuna başvuru aşaması atlanmış şikâyetler usul yönünden sonuç doğurmaz.
Beyan ile Uygulama Arasındaki Uyumsuzluk
- Sicilde bildirilen veri kategorileri ile envanterdeki kategorilerin örtüşmemesi
- Yurt dışına aktarım beyanının fiilî bulut kullanımını yansıtmaması
- Saklama sürelerinin politika metninde soyut bırakılması
- İrtibat kişisinin güncellenmemesi nedeniyle bildirimlerin ulaşmaması
- Aydınlatma metni ile açık rıza metninin tek belgede birleştirilmesi
Uyum Takviminin Kurulması
- İşleme faaliyetleri birim bazında çıkarılır ve hukuki sebeplerle eşleştirilir.
- Envanter tamamlandıktan sonra sicil beyanı buna göre güncellenir.
- Başvuruları karşılayacak iç akış, otuz günlük cevap süresine göre kurgulanır.
- İhlal ihtimaline karşı bildirim sorumlusu ve iletişim zinciri önceden belirlenir.
Kurul düzenlemeleri ve ilke kararları zaman içinde değiştiğinden, uyum çalışması bir kere yapılıp bitirilen bir iş değildir. Kuruma taşınmış bir başvuru varsa, cevabın hazırlanmasında hukuki destek alınması yerinde olur.