Veri sorumlularına yöneltilen yaptırımların önemli bölümü, işlemenin hiç yapılmamış olmasından değil, hukuki dayanağının belgelenememesinden kaynaklanır. KVKK ve 6698 sayılı Kanun çerçevesinde açık rıza tartışması gündeme geldiğinde, ispat yükü veri sorumlusunun üzerindedir; 5651 kapsamındaki yükümlülüklerle kesiştiği hâllerde ise savunmanın iki ayrı zemini birlikte kurulması gerekir.
Açık Rıza mı, Başka Bir İşleme Şartı mı
Uygulamada en sık yapılan hata, aslında sözleşmenin ifası ya da hukuki yükümlülük gibi başka bir şarta dayanabilecek işleme için açık rıza alınmaya çalışılmasıdır. Gereksiz yere rızaya dayanılması, rızanın geri alınması hâlinde faaliyeti dayanaksız bırakır. Savunmanın ilk adımı, her işleme faaliyeti için hangi şarta dayanıldığının açıkça gösterilmesidir.
Aydınlatma ile Rızayı Birbirine Karıştırmamak
Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza alınması ayrı yükümlülüklerdir ve tek bir metinde birleştirilmeleri hem rızanın geçerliliğini hem aydınlatmanın yeterliliğini tartışmalı hâle getirir. Rızanın belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle açıklanmış olması aranır; hizmet almanın ön koşuluna dönüştürülen rıza bu niteliği taşımaz.
Savunmayı Ayakta Tutan Kayıtlar
- Kişisel veri işleme envanteri ve saklama imha politikası
- Rızanın hangi tarihte, hangi kanaldan ve hangi metinle alındığını gösteren kayıtlar
- Aydınlatma metninin ilgili kişiye sunulduğunu doğrulayan sistem logları
- Veri aktarımı yapılan taraflarla imzalanmış sözleşmeler
- Erişim yetkilendirme kayıtları ve teknik güvenlik tedbirlerine ilişkin belgeler
- İlgili kişi başvurularına verilen yanıtların tarih ve içerik dökümü
İlgili Kişi Başvurusu Aşamasını Ciddiye Almak
Yaptırıma giden yolların çoğu, veri sorumlusuna yapılan ve yanıtsız kalan ya da geçiştirilen bir başvuruyla başlar. Bu aşamada verilen özenli ve belgeli yanıt, sonraki denetim sürecinde en güçlü savunma unsuruna dönüşür. Yanıtın süresinde verilmiş olması kadar, talebin hangi kısmının kabul hangi kısmının reddedildiğinin gerekçelendirilmesi de önemlidir.
Karara Karşı Başvuru Yolunu Doğru Belirlemek
Kurul kararlarına karşı izlenecek başvuru yolu ve süresi konusunda son yıllarda düzenleme değişikliği yapıldığından, genel bilgiye değil tebliğ edilen karar metninde gösterilen başvuru yolu ve süre bilgisine dayanılmalıdır. Yanlış mercie yöneltilen başvuru, esasa girilmeden reddedilir ve bu sırada süre işlemeye devam eder. Ödeme yapılmasının başvuru hakkına etkisi de kararın niteliğine göre değerlendirilmelidir.
Bu yazı genel bilgilendirme amacı taşır; her veri işleme faaliyeti kendi teknik ve sözleşmesel yapısı içinde değerlendirilir. Karar elinize ulaştığında süreleri kaçırmamak için belgelerinizle birlikte hukuki görüş almanız uygun olur.