KVKK uygulamasında idari para cezasına giden yolların önemli bir bölümü, aslında hukuka uygunluk sebebi bulunmadığı hâlde işlemenin açık rızaya dayandırılmasından doğar. 6698 sayılı Kanun açık rızayı belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle açıklanmış onay olarak kurgular. Bu üç unsurdan biri eksikse, elde tutulan onay metni savunmada koruma sağlamaz. Yaptırım aşamasına gelindiğinde ise dosyanın kaderini belirleyen ikinci etken, karar ve yazışmaların kuruma kayıtlı adrese ne zaman ulaştığıdır.
Açık Rızanın Zayıf Halkaları
Uygulamada en sık rastlanan sorun, hizmetin alınmasının rıza verilmesi şartına bağlanmasıdır; bu durumda rızanın özgür iradeyle verildiğinden söz edilmesi güçleşir. İkinci sorun, tek bir kutucukla birden çok amaç için toplu onay alınmasıdır. Üçüncüsü ise aydınlatma yükümlülüğünün rıza ile karıştırılmasıdır; aydınlatma, rızadan bağımsız ve her hâlde yerine getirilmesi gereken ayrı bir yükümlülüktür. Bu üç nokta, denetim yazısına verilecek cevabın omurgasını oluşturur.
Bildirim ve Tebliğ Zincirini Kaydetmek
Kurumsal yapılarda yaptırım süreci genellikle bilgi ve belge talep yazısıyla başlar. Bu yazının evrak kaydına girdiği tarih ile ilgili birime ulaştığı tarih arasındaki fark, cevap süresinin fiilen kısalmasına yol açar. Kayıtlı elektronik posta adresinin kimin takibinde olduğu, tatil ve izin dönemlerinde kimin yedeklediği yazılı olarak belirlenmelidir. Geç fark edilen bir talep yazısı, sadece cevapsızlık değil, iş birliği yapılmadığı izlenimi de doğurur.
Ceza Öncesi ve Sonrası Kontrol Listesi
- Rıza metinleri amaç bazında ayrıştırıldı mı, geri alma yolu gösterildi mi?
- Aydınlatma metni ile rıza metni fiziken ve mantıken ayrı mı?
- Veri envanteri, saklama süreleri ve imha politikası güncel mi?
- Talep yazılarının teslim tarihleri belgelenip tek bir takvime işlendi mi?
- Karar tebliğ edildiğinde, kararda gösterilen başvuru yolu ve süresi aynı gün kayda alındı mı?
İtiraz Aşamasında Dikkat
İdari para cezasına karşı gidilecek merci ve süre bakımından esas alınması gereken kaynak, kararın kendisinde yer alan başvuru yolu bildirimidir. Bu bildirimi okumadan genel bir varsayımla hareket etmek, yanlış mercie başvurma ve bu sırada sürenin tükenmesi riskini doğurur. Tebligatın usulsüz olduğu düşünülüyorsa, teslim evrakının ayrıntıları erkenden istenmeli ve gerçek öğrenme tarihi belgelenmelidir.
Kapanış
Bu metin bilgilendirme amacı taşır. Veri işleme faaliyetinin yoğunluğu, verinin niteliği ve kurumun ölçeği değiştikçe alınması gereken önlemler de farklılaşır; kurumunuza özgü değerlendirme için hukuki destek almanız yerinde olur.