Açık rızanın geri alınması tek başına verinin ortadan kalkması sonucunu doğurmaz; verinin başka bir işleme şartına dayanıp dayanmadığı ayrıca değerlendirilir. KVKK ve 6698 çerçevesindeki bu rehber, silme, yok etme ve anonim hâle getirme talebini adım adım kurgulamaya ve başvuruya yanıt gelmemesi hâlinde süre kaybını önlemeye odaklanır.
Talebi Doğru Adlandırmak
Mevzuat silme, yok etme ve anonim hâle getirmeyi ayrı kavramlar olarak düzenler. Talep dilekçesinde hangi verinin, hangi ortamda ve hangi yöntemle işlemden çıkarılmasının istendiği belirtilmezse, veri sorumlusu talebi kendi tercihine göre yorumlayabilir. Bu nedenle başvuruda verinin türü, işlendiği kanal, varsa müşteri veya üyelik numarası ve rızanın verildiği tarih belirtilmelidir.
Rızanın Geri Alınmasının Sınırı
Verinin işlenmesi bir kanun hükmüne, sözleşmenin ifasına ya da bir hukuki yükümlülüğe dayanıyorsa, rızanın geri alınması bu işlemeyi kendiliğinden sona erdirmez. Uygulamada en çok karşılaşılan örnekler saklama süresi öngörülen mali kayıtlar ile 5651 kapsamındaki trafik bilgisi tutma yükümlülüğüdür. Bu nedenle talep hazırlanırken veri sorumlusunun aydınlatma metnindeki işleme şartları tek tek okunmalı ve rızaya dayanan işlemeler ile diğer şartlara dayananlar ayrıştırılmalıdır.
Başvurunun İspatını Sağlayan Yöntemler
- Kayıtlı elektronik posta üzerinden gönderim
- Noter aracılığıyla ihtarname
- Veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı elektronik posta adresinden gönderim ve teslim raporu
- Elden verilen dilekçede tarih ve kayıt numarası içeren alındı belgesinin alınması
Yanıt Gelmemesi ve Tebligat Gecikmesi
Veri sorumlusuna yapılan başvuru cevapsız kalırsa ya da verilen cevap yetersiz görülürse Kurula şikâyet yolu gündeme gelir ve bu yolun kullanılabilmesi belirli bir süreye bağlıdır. Süre, başvuruya verilen cevabın öğrenilmesine bağlandığından, cevabın eski adrese gönderilmesi ya da elektronik posta kutusunda görülmemesi doğrudan hak kaybı doğurur. Bu riski azaltmak için başvuruda tek bir tebligat adresi gösterilmeli, gönderim ve cevap tarihleri ayrı bir çizelgede tutulmalı, adres değişikliği veri sorumlusuna yazılı olarak bildirilmelidir.
Kısa Not
Talebin kapsamı, verinin aktarıldığı üçüncü kişiler bakımından da düşünülmelidir; aktarım yapılmışsa bunların da bilgilendirilmesi istenebilir. Buradaki açıklamalar genel bilgilendirme amaçlıdır ve her veri sorumlusunun işleme envanteri farklıdır. Somut talep öncesinde profesyonel değerlendirme almak, gereksiz yazışma turlarını önler.