VERBİS, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusunun işleme faaliyetini beyan ettiği sicildir. Kurula taşınan uyuşmazlıklarda ise asıl soru, bu beyanın kâğıt üzerinde kalıp kalmadığıdır. Aşağıdaki rehber, hem başvuruda bulunan ilgili kişi hem de savunma hazırlayan veri sorumlusu açısından sürecin en kırılgan noktasını, yani kayıt ve belge eksikliğini konu alır.
Sicil Beyanı ile Fiilî Veri Akışı Neden Ayrışır?
Uygulamada beyan ile gerçek işleme faaliyeti zamanla birbirinden uzaklaşır: yeni bir yazılım devreye alınır, yurt dışında barındırılan bir hizmet sağlayıcıya geçilir ya da saklama süresi fiilen uzar; ancak sicildeki başlıklar güncellenmez. İnceleme sırasında bu ayrışma, kişisel veri işleme envanterinin yaşayan bir belge olarak tutulmadığına işaret eder. Bu nedenle envanter ile sicil kayıtları dönemsel olarak karşılaştırılmalı ve her değişiklik tarihiyle birlikte not edilmelidir.
İlgili Kişi Tarafında Sık Görülen Kayıt Boşlukları
- Veri sorumlusuna yapılan ilk başvurunun tarihini ve içeriğini gösteren kanıtın (KEP çıktısı, iadeli taahhütlü posta alındısı, sistem üzerinden alınan başvuru numarası) saklanmaması
- Gelen cevabın ekleriyle birlikte değil, yalnızca gövde metni olarak arşivlenmesi
- Hangi verinin hangi mecrada ve hangi tarihte görüldüğüne dair görüntülerin bağlam bilgisi olmadan alınması
- Cevapsız kalan başvurularda sürenin başlangıç anını gösteren teslim kaydının bulunmaması
- Aynı olaya ilişkin çağrı merkezi, e-posta ve şube görüşmelerinin tek dosyada toplanmaması
Veri Sorumlusunun Savunma Dosyasını Kurması
- Şikâyete konu işlemenin dayandığı hukuki sebep, ilgili mevzuat başlığıyla birlikte yazılı olarak tespit edilir.
- Aydınlatma metninin şikâyet tarihinde yürürlükte olan sürümü, versiyon ve tarih bilgisiyle dosyaya konur.
- Açık rızaya dayanılıyorsa rızanın alınma anı, kanalı ve geri alınabilirliğine ilişkin kayıtlar eklenir.
- Saklama ve imha politikası ile fiilen gerçekleştirilen imha kayıtları eşleştirilir.
- Alınan teknik ve idari tedbirlerin uygulamaya alındığı tarihler belgelenir.
İnternet Ortamındaki Yayınlarla Kesişen Dosyalar
Kişisel verinin bir internet sitesinde yayımlanmasından doğan uyuşmazlıklarda, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik ve erişim yolları ile KVKK kapsamındaki talepler birbirini tamamlayabilir. Bu dosyalarda içeriğin adresi, görüntülenme tarihi ve tam metni bağımsız biçimde kayıt altına alınmazsa, yayın sonradan kaldırıldığında ispat imkânı ciddi ölçüde zayıflar. Bu nedenle tespit, talep gönderilmeden önce yapılmalıdır.
Değerlendirme Notu
Buradaki başlıklar genel bilgilendirme amacı taşır; her işleme faaliyetinin hukuki niteliği kendi teknik altyapısı ve sözleşmesel ilişkileri içinde değerlendirilir. Somut bir şikâyet ya da savunma hazırlığında dosyanızın ayrıntılarını alanında çalışan bir hukukçuyla birlikte gözden geçirmeniz yerinde olur.