Kişisel verinin silinmesini istemek dışarıdan teknik bir talep gibi görünür; oysa sonucu belirleyen şey neredeyse tamamen usuldür. Açık rızaya dayanılarak işlenen verilerde rızanın geri alınması ile silme talebinin ayrı ayrı ve doğru sırayla kurulmaması, uygulamada en sık rastlanan hak kaybı sebebidir. Aşağıdaki kontrol listesi, 6698 sayılı KVKK ve 5651 sayılı Kanun uygulamasında açık rıza – silme/yok etme hattında zaman kaybetmemek için hazırlanmıştır.
Önce Sorulacak Soru: Rıza Gerçekten Geçerli mi?
Silme talebinin dayanağı çoğu zaman rızanın baştan geçersiz oluşudur. Rızanın geçerliliği üç unsura bakılarak test edilir: özgür iradeyle verilmiş olması, belirli bir işleme faaliyetine ilişkin olması ve öncesinde aydınlatmanın yapılmış olması. Uygulamada şu tablolar rızayı sakatlar:
- Hizmetin alınması rıza verilmesi şartına bağlanmışsa, irade özgür sayılmaz.
- Tek bir kutucukla üyelik, ticari elektronik ileti ve yurt dışına aktarımın birlikte onaylatılması, rızayı "belirli" olmaktan çıkarır.
- Aydınlatma metni ile rıza metni iç içe geçmişse, veri sahibinin neye onay verdiği ispatlanamaz.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hale Getirme Karıştırılmamalı
Bu üç kavram farklı sonuçlar doğurur. Dijital kayıtta erişimin kapatılması silme; fiziki evrakın geri döndürülemez biçimde ortadan kaldırılması yok etme; verinin kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi ise anonimleştirmedir. Başvuru dilekçesinde hangisinin istendiği açıkça yazılmazsa, veri sorumlusu en kolay olanı seçip "talep karşılandı" cevabı verebilir ve itiraz için tanınan süre boşa işlemeye başlar.
Süre Kaybının Doğduğu Üç An
- Rızanın geri alındığı an: Geri alma yazılı ve tarihli olarak yapılmazsa, veri sorumlusu işlemeye devam ettiği dönem için haklı görülebilir.
- Veri sorumlusuna başvurunun cevaplanması: Kanunda öngörülen cevap süresi dolduğunda cevap gelmemişse, bu sessizlik de şikâyet yolunu açan bir sonuçtur; beklemeye devam etmek süre bakımından risklidir.
- Kurula şikâyet penceresi: Şikâyet, hem cevabın öğrenilmesinden itibaren hem de başvuru tarihinden itibaren işleyen üst süreye tabidir. Bu iki süre birlikte hesaplanmazsa başvuru süre yönünden reddedilir.
Dosyayı Dayanıklı Kılan Kayıtlar
- Rızanın alındığı ekranın veya belgenin, tarih ve sürüm bilgisiyle görüntüsü.
- Geri alma ve silme talebinin gönderildiği kanalın teslim kaydı (KEP, iadeli taahhütlü, sistem üzerinden alınan başvuru numarası).
- Verinin hangi kanallara aktarıldığına dair yazışmalar; silme talebi üçüncü taraflara bildirim yükümlülüğünü de kapsar.
- Yayın veya arama sonucu söz konusuysa, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik/erişim engeli yolunun ayrıca değerlendirilmesi.
Talep Metnini Ölçülebilir Yazmak
Genel ifadeli "verilerimin silinmesini talep ederim" cümlesi, muhatabın kapsamı daraltmasına imkân verir. Talep; hangi veri kategorisinin, hangi sistemlerde, hangi tarihten itibaren ve hangi yöntemle işlemden çıkarılacağını belirtmeli, yedek ve log kayıtlarını ayrıca anmalıdır. Kısmi karşılamalarda, karşılanmayan kalem tek tek not edilerek bir sonraki aşamaya taşınmalıdır.
Buradaki değerlendirmeler genel nitelikte bilgi sunar; her başvurunun kaderi, verinin işlenme dayanağına ve somut yazışma trafiğine göre değişir. Süre hesabını kaçırmamak için dosyanızı bir hukukçuya erkenden inceletmeniz yerinde olur.