Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilip getirilmediği tartışması uygulamada çoğu zaman hukuki değil, bir ispat sorunudur. İlgili kişi kendisine hiçbir bilgi verilmediğini söyler; veri sorumlusu metnin sunulduğunu savunur. Dosyada ise bilgilendirmenin ne zaman, hangi kanaldan ve hangi içerikle yapıldığını gösteren tek bir kayıt bulunmaz. Bu rehber, aydınlatma odaklı KVKK başvurularında takvimi ve delil üretimini aynı tabloda tutmayı konu alır.
İspat yükü kimde, düğüm nerede
6698 sayılı Kanun aydınlatma yükümlülüğünü veri sorumlusuna yükler; yükümlülüğün yerine getirildiğini göstermek de bu tarafın işidir. Buna karşılık ilgili kişinin ortaya koyması gereken ayrı bir çekirdek vardır: verisinin işlendiği, başvurusunu yaptığı ve başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı. Bu üç halkadan biri eksik kalırsa dosya esasa girmeden tıkanır.
Başvuru tarihi ispatlanamazsa ne olur
Bu yolda süreler zincirlidir: önce veri sorumlusuna başvuru, ardından cevap ya da cevapsızlık, sonra Kurula şikâyet. Şikâyet süresi hem cevabın öğrenilmesine hem de her hâlde başvuru tarihine bağlı işlediğinden, başvurunun tarihi belirsizse şikâyetin süresinde olup olmadığı da belirsizleşir. Bu nedenle başvuru; kayıtlı elektronik posta, noter, iadeli taahhütlü posta veya sistemde iz bırakan bir kanaldan yapılmalı, gönderi kaydı başvuru metninin kendisiyle birlikte saklanmalıdır.
Aydınlatma dosyasında toplanacak kayıtlar
- Bilgilendirmenin sunulduğu ekranın veya basılı formun o tarihteki hâli
- Görüntüleme ya da onay kaydı; sunucu tarafında tutulan zaman bilgili log
- Metnin sürüm geçmişi, yani hangi tarihte hangi içeriğin yürürlükte olduğu
- Verinin hangi kanaldan toplandığını gösteren süreç ve envanter kaydı
- Sözlü bilgilendirme iddiası varsa çağrı kaydı ve kaydın saklama süresi
İlgili kişi tarafında yalnız başına ekran görüntüsü zayıf kalır; görüntünün alındığı an, cihaz ve bağlam desteklenmediğinde itiraza açıktır. Mümkünse e-postanın aslı, arşiv kaydı veya sistemden indirilen veri kopyası tercih edilmelidir.
Delil eksikliğini büyüten dört alışkanlık
- Başvuruyu yalnızca site içi iletişim formundan yapıp hiçbir çıktı almamak
- Talebi genel ifadelerle yazıp hangi veri ve hangi işleme faaliyetinin sorulduğunu belirtmemek
- Cevabın ulaştığı tarihi not etmemek, zarfı veya e-posta başlıklarını saklamamak
- Aynı olayda tazminat ihtimalini hiç düşünmeden sadece idari şikâyet yoluna kilitlenmek
Şikâyet dilekçesini delile göre kurmak
Kurula sunulan metnin güçlü olanı, iddiayı ve kaydı yan yana koyandır: ileri sürülen eksiklik, bunu gösteren belge, belgenin kaynağı. Metnin varlığı değil kapsamı tartışılıyorsa aydınlatma metninin tamamı eklenmeli, hangi unsurun bulunmadığı tek tek gösterilmelidir. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki bir platform üzerinden gerçekleşen işleme faaliyetlerinde trafik kayıtlarının ömrü sınırlı olabileceğinden tespit işlemi geciktirilmemelidir.
Buradaki değerlendirmeler geneldir; işleme faaliyetinin türü, veri sorumlusunun sıfatı ve başvurunun geçtiği kanal sonucu değiştirebilir. Kendi olayınız için bir avukatla ayrıntılı inceleme yapmanız yerinde olur.