Kişisel verilere ilişkin bir talebin reddedilmesinin sebebi çoğu zaman hakkın bulunmaması değil, aydınlatmanın hiç ya da usulüne uygun yapılmadığının ortaya konulamamasıdır. Bu rehber, 6698 sayılı KVKK kapsamında aydınlatma yükümlülüğüne dayanan başvurularda kayıt disiplinini ve süre yönetimini somut bir kontrol listesine dönüştürmek için hazırlanmıştır.
Aydınlatma İddiası Neyle Somutlaşır
Aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü veri sorumlusundadır. Buna karşılık ilgili kişinin, verisinin hangi tarihte ve hangi kanaldan işlendiğini gösteren bir zemin kurması gerekir. Aksi hâlde başvuru soyut kalır ve dosya inceleme aşamasında tıkanır.
- Formun doldurulduğu andaki ekran görüntüsü veya sayfa çıktısı
- Bilgilendirme metninin gönderildiği iddia edilen e-postanın başlık bilgileri
- Çağrı merkezi görüşmesine ilişkin kayıt ve tarih talebi
- Üyelik veya sözleşme ekinde yer alan metnin imzalı nüshası
- Verinin üçüncü kişide görüldüğünü gösteren bildirim, mesaj veya belge
Süre Sayacı Hangi Anda İşlemeye Başlar
KVKK, önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılmasını öngörür. Veri sorumlusunun cevap için otuz günlük süresi bulunur. Cevap verilmemesi ya da cevabın yetersiz görülmesi hâlinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir. Bu iki sürenin birlikte işlediği gözden kaçtığında, cevabın gecikmesini beklemek hak kaybına yol açar.
Başvuru Öncesi Kontrol Listesi
- Başvurunun gönderildiği tarih, kanal ve teslim kanıtı tek bir dosyada toplanır.
- Talep, veri kategorisi ve işleme faaliyeti bazında ayrı ayrı numaralandırılır.
- Aynı veri hem 6698 hem 5651 kapsamında değerlendirilecekse, yayın ve içerik yönü ayrı başlıkta yazılır.
- Silme, yok etme ve aktarımın durdurulması talepleri birbirinden ayrı kalem olarak istenir.
- Cevap için beklenen sürenin son günü takvime işlenir ve bir hafta öncesine hatırlatma konur.
İspat Zayıflığını Büyüten Alışkanlıklar
Ekran görüntülerinin tarihsiz alınması, mesajların yalnızca metin olarak kopyalanması ve başvurunun kime iletildiğine dair kanıt tutulmaması, dosyanın en sık rastlanan üç zafiyetidir. Elektronik kayıtların bütünlüğü tartışmaya açıldığında, kaydın hangi cihazdan ve hangi anda alındığını gösteren yardımcı belgeler önem kazanır. Kurumsal tarafta ise saklama süresi dolduğu için kaydın bulunamaması, ilgili kişinin iddiasını zayıflatabilir; bu nedenle başvuru geciktirilmemelidir.
Reddedilme İhtimaline Karşı Hazırlık
Talebin karşılanmaması ihtimali baştan varsayılarak, ikinci aşamada kullanılacak belgeler ayrı bir klasörde tutulmalıdır. Zararın doğduğu iddia ediliyorsa, zararı gösteren kayıtlar başvuru anında değil ama dosya bütünlüğü içinde hazır bulundurulmalıdır. Böylece süreç idari şikâyetten yargısal aşamaya taşındığında yeniden delil toplama zorunluluğu doğmaz.
Buradaki açıklamalar genel nitelikte olup her veri işleme faaliyetinin kendi teknik ve hukuki koşulları bulunur. Kişiselleştirilmiş bir yol haritası için dosyanızın bir hukukçu tarafından incelenmesi yerinde olacaktır.