Kişisel veri uyumunda iki farklı takvim aynı anda işler: veri sorumlusunun kayıt ve envanter yükümlülükleri ile ilgili kişiden gelen başvurulara cevap süresi. Bu iki takvimin karıştırılması, uyum çalışması tamamlanmış görünen kurumlarda bile yaptırım riski doğurur. Bu rehber, 6698 sayılı KVKK çerçevesinde süre yönetimini ve dayanak belgelerin nasıl hazır tutulacağını ele alır.
Kayıt Yükümlülüğü Bir Form Doldurma İşi Değildir
Sicile yapılan bildirim, arkasında bir işleme envanteri bulunmadığında kâğıt üzerinde kalır. Bildirimde beyan edilen veri kategorileri, aktarım alıcıları ve saklama süreleri ile fiilen yürüyen süreçler örtüşmüyorsa, bu tutarsızlık bir denetimde ilk fark edilen şeydir. Bu nedenle envanter, bildirimden önce hazırlanmalı ve süreç değiştikçe güncellenmelidir.
İlgili Kişi Başvurusunda Takvim
Veri sorumlusuna yapılan başvuruların en geç otuz gün içinde sonuçlandırılması gerekir. Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz olması veya hiç cevap verilmemesi hâlinde ilgili kişinin Kurula şikâyet için kullanabileceği süre, cevabı öğrenmesinden itibaren işler ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren işleyen bir üst süreye bağlıdır. Bu yapı iki tarafı da ilgilendirir: veri sorumlusu cevap tarihini kayda geçirmeli, ilgili kişi ise başvurusunun ulaştığı tarihi belgelemelidir.
Hazır Tutulacak Belgeler
- Kişisel veri işleme envanteri ve sicil bildiriminin çıktısı.
- Aydınlatma metinleri ile bunların hangi kanalda, ne zaman sunulduğuna dair kayıt.
- Açık rıza alınan süreçlerde rızanın alınma biçimi ve geri alma imkânına dair kayıt.
- Aktarım yapılan taraflarla imzalanan sözleşmeler ve teknik tedbir belgeleri.
- Başvuru kayıt defteri: başvuru tarihi, kanal, cevap tarihi ve cevabın içeriği.
İnternet Yayını ile Kesişen Talepler
Erişimin engellenmesi veya içeriğin çıkarılması talepleri, 5651 sayılı Kanun kapsamında ayrı bir usule tabidir ve KVKK kapsamındaki silme talebinden farklı sonuçlar doğurur. Arama sonuçlarından çıkarılma talebi ile yayının kaynağından kaldırılması talebi de aynı şey değildir. Bir talep yanlış mecraya yöneltildiğinde süre işlemeye devam eder; bu nedenle talebin niteliği başvuru metni yazılmadan önce belirlenmelidir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır. Kurumların veri işleme yapısı birbirinden farklı olduğundan, envanter ve başvuru süreçlerinin somut yapıya göre kurgulanması için hukuki destek almanız yararlı olacaktır.