Veri sorumlularının denetimlerde en çok zorlandığı nokta, yaptıkları işlemin hukuka uygun olmaması değil; uygunluğu belgeyle gösterememesidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile 5651 sayılı Kanun kapsamındaki saklama yükümlülüklerinin kesiştiği yapılarda bu risk daha da büyür. Aşağıdaki liste, VERBİS beyanı ile fiili işleme faaliyeti arasındaki uyumu ve yurt dışına aktarım dosyasının bütünlüğünü kontrol etmeye yarar.
Envanter ile Beyanın Örtüşmesi
Kişisel veri işleme envanteri, VERBİS kaydının kaynağıdır. Uygulamada envanter bir kez hazırlanıp güncellenmediği için beyan ile gerçek durum zamanla ayrışır. Yeni bir yazılım, yeni bir tedarikçi ya da yeni bir pazarlama kanalı devreye alındığında veri kategorisi, alıcı grubu ve saklama süresi satırlarının da güncellenmesi gerekir. Denetimde ilk sorulan şey genellikle bu iki belgenin tarihleridir.
Yurt Dışı Aktarımda Hukuki Sebebi Belgelemek
- Aktarımın hangi hizmet veya sistem üzerinden gerçekleştiğine dair teknik açıklama
- Sunucu ve yedekleme lokasyonlarının bulunduğu ülkeleri gösteren sağlayıcı yazısı
- Aktarımın dayandığı hukuki sebebe ilişkin metin ve varsa taahhüt belgeleri
- Açık rızaya dayanılıyorsa rızanın alındığı ekran akışı ve zaman kaydı
- Alt işleyenler zinciri ve her halkayla imzalanan sözleşmeler
İnceleme Yazısına Cevap Dosyası
Kuruma verilecek cevapta serbest metin anlatım yerine, her iddianın karşısına ek numarası verilerek belge eşleştirmesi yapılması sürecin seyrini değiştirir. Cevap süresi kısadır; bu nedenle envanter, politika metinleri, aydınlatma metinleri, saklama ve imha politikası ile eğitim kayıtları önceden derlenmiş bir klasörde tutulmalıdır. Sonradan üretildiği izlenimi doğuran belgeler, savunmayı güçlendirmek yerine zayıflatır.
İdari Yaptırıma Karşı Yargı Yolu Öncesi Hazırlık
İdari para cezasına karşı gidilecek yolda, cezanın dayandığı tespitlerin hangi belgeyle çürütüleceği baştan planlanmalıdır. Tebliğ tarihini gösteren evrak, süre hesabının tartışmasız yapılabilmesi için dosyanın en başına konmalı; idareye sunulan tüm yazışmaların gönderim kanıtı saklanmalıdır. Savunma sırasında verilen beyanla dava dilekçesindeki anlatımın çelişmemesi de ayrıca önemlidir.
Kapanış Notu
Uyum çalışması bir kerelik bir proje değil, kayıt üretmeyi sürdüren bir düzendir. Belge üretmeyen bir uyum çalışması, denetim anında yok hükmündedir.
Bu içerik genel bilgilendirme sunar; veri işleme faaliyetinizin yapısı sonucu değiştirebileceğinden kurumsal süreciniz için hukuki değerlendirme almanız uygun olur.