Kişisel verilere ilişkin uyuşmazlıklarda ilgili kişiler çoğu zaman doğrudan Kişisel Verileri Koruma Kuruluna yazar ve dosya, esasa girilmeden usul nedeniyle geri döner. 6698 sayılı Kanun, şikâyetten önce veri sorumlusuna başvuru yapılmasını arar. VERBİS kayıt yükümlülüğü ise bundan tamamen ayrı bir denetim başlığıdır ve iki konuyu aynı dilekçede birleştirmek süreci yavaşlatır.
Sıra Neden Önemli?
Kanun, ilgili kişinin taleplerini önce veri sorumlusuna yöneltmesini, ancak talebin reddedilmesi, yetersiz yanıtlanması veya süresinde cevaplanmaması hâlinde Kurula şikâyet yolunun açılmasını öngörür. Bu nedenle doğrudan yapılan şikâyet, hakkın varlığından bağımsız olarak usulden değerlendirme dışı kalabilir. Doğru sıralama şöyledir:
- Veri sorumlusuna yazılı veya Kurulun belirlediği yöntemlerle başvuru yapılır.
- Başvuru tarihi ve ulaştığı ispatlanabilir biçimde kayda alınır.
- Yanıt beklenir; yanıtın içeriği ve tarihi dosyalanır.
- Yanıt yetersizse veya süre geçmişse Kurula şikâyet edilir.
- Şikâyet dilekçesine ön başvuru ve yanıt belgeleri eklenir.
Başvuru Dilekçesini Somutlaştırmak
En sık görülen ikinci hata, talebin genel ifadelerle yazılmasıdır. Verilerimin silinmesini istiyorum cümlesi tek başına işlem yapılabilir bir talep üretmez. Bunun yerine hangi veri kategorisinin, hangi işleme faaliyetinde, hangi tarih aralığında kullanıldığı ve hangi hakkın kullanıldığı belirtilmelidir: bilgi talebi mi, aktarılan üçüncü kişilerin bildirilmesi mi, düzeltme mi, silme mi, işlemeye itiraz mı. Talep ne kadar ölçülebilir yazılırsa, verilen cevabın yetersizliğini göstermek de o kadar kolaylaşır.
VERBİS Ayrı Bir Başlıktır
VERBİS kaydı, veri sorumlusunun sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğüne ilişkindir; bireysel bir talebin karşılanmaması ile aynı şey değildir. Bir şirketin sicile kayıtlı olmaması, ilgili kişinin bireysel şikâyetini kendiliğinden haklı kılmaz; buna karşılık kayıt ve bildirim eksikliği bağımsız bir yaptırım riski doğurur. Kurumsal tarafta yapılması gereken kontrol listesi kısadır ama ihmale gelmez:
- Kayıt yükümlülüğü kapsamında olunup olunmadığının değerlendirilmesi.
- Bildirilen işleme amaçları ile fiilî uygulamanın örtüşmesi.
- Saklama sürelerinin envanterle tutarlılığı.
- Yurt dışına aktarım bulunuyorsa buna ilişkin bilgilerin güncelliği.
- İrtibat kişisi bilgilerinin geçerliliği.
Kurul Kararına Karşı Yargı Yolu
Kurul kararlarına ve idari para cezalarına karşı başvurulacak yargı mercii, mevzuatta yapılan değişikliklerle güncellenmiştir. Bu nedenle karar elinize ulaştığında genel bilgiye değil, kararın tebliğ metnindeki başvuru yolu ve süre bilgisine ve karar tarihinde yürürlükte olan düzenlemeye bakılmalıdır. Eski uygulamaya göre kurgulanan bir itiraz, süre içinde yapılmış olsa bile yanlış mercie yöneldiği için sonuç doğurmaz.
Paralel Yürüyen Talepler
Kurul şikâyeti bir tazminat yolu değildir. Veri işlemeden doğan zararın giderilmesi talebi genel hükümlere göre ayrıca ileri sürülür; suç oluşturan bir eylem varsa ceza hattı da bağımsız işler. Bu üç yolun aynı anda ve kendi usullerinde yürütülmesi, birinin diğerini beklemesinden daha etkilidir.
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşır. Veri sorumlusunun yapısı, işleme faaliyetinin niteliği ve karar tarihi başvuru yolunu değiştirebileceğinden, somut olayda güncel mevzuat üzerinden değerlendirme yapılması gerekir.