Açık rıza, alındığı anda geçerli olması yetmeyen; işleme devam edildiği sürece varlığı gösterilebilmesi gereken bir dayanaktır. Uygulamada en sık görülen sorun, rızanın alındığı ekranın zamanla değişmesi ve eski kullanıcıların hangi metne onay verdiğinin izlenememesidir. Aşağıdaki çerçeve, 6698 sayılı KVKK ve internet ortamındaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun ekseninde, rıza ile silme talepleri arasındaki bağa odaklanır.
Açık Rıza Bir Onay Kutusundan İbaret Değildir
Rızanın belirli bir konuya ilişkin olması, bilgilendirmeye dayanması ve özgür iradeyle açıklanması gerekir. Hizmetin sunulmasının rıza vermeye bağlandığı kurgularda özgür irade tartışmalı hâle gelir. Aynı şekilde, birden çok işleme faaliyeti için tek bir kutuya onay alınması, rızanın belirliliğini zayıflatır. Bu nedenle her faaliyet için ayrı kayıt tutulması, hem uyum hem de ispat bakımından daha güvenlidir.
Rıza Geri Alındığında Ne Değişir?
Rıza geri alınabilir bir beyandır. Geri alma bildirimi ulaştığında, yalnızca rızaya dayanan işlemler durur; başka bir hukuki sebebe dayanan işlemler sürebilir. Bu ayrım kayıt altında değilse, kurum ya gereğinden fazla veriyi silerek başka bir yükümlülüğü ihlal eder ya da hiçbir şey silmeyerek talebi karşılamamış olur. Bu yüzden her veri kategorisinin hangi sebebe dayandığı, envanterde tek tek gösterilmelidir.
Kayıt Altına Alınması Gerekenler
- Rızanın alındığı tarih, saat ve kanal
- Onay anında gösterilen metnin sürümü
- Rızanın kapsamı; hangi faaliyetleri içerdiği
- Geri alma bildiriminin ulaştığı tarih ve bildirim kanalı
- Geri alma sonrası durdurulan işlemlerin listesi
Silme Talebinin Zincir Boyunca Takibi
Silme talebi yalnızca ana sistemde değil, verinin aktarıldığı her noktada sonuç doğurmalıdır. Pazarlama araçları, analiz sistemleri, çağrı merkezi kayıtları ve yedek ortamlar çoğu zaman gözden kaçar. Aktarım yapılan taraflara bildirimin iletildiği ve gereğinin yapıldığı ayrı ayrı belgelenmelidir. İşlemin tamamlandığına dair geri bildirim alınmadan dosya kapatılmamalıdır.
Uygulamada Sık Yapılan Hatalar
- Rıza kayıtlarının, sistem güncellemelerinde taşınmadan kaybolması
- Geri alma talebinin, genel müşteri hizmetleri akışına karışıp kayda geçmemesi
- Saklanması zorunlu verilerin de silinerek başka mevzuata aykırılık doğması
- Talebe verilen yanıtın, ilgili kişiye ulaştığını gösteren kaydın tutulmaması
Veri süreçlerinde uyum, tek seferlik bir çalışma değil süreklilik gerektiren bir düzendir. Buradaki genel çerçeve, kurumunuzun envanterine ve sektörel yükümlülüklerine göre yapılacak ayrıntılı bir incelemenin yerini tutmaz.