Kişisel veri işleyen kuruluşlar bakımından aydınlatma yükümlülüğü, denetimlerde en sık ele alınan başlıklardan biridir. Yükümlülüğün eksik yerine getirilmesi idari para cezasıyla sonuçlanabilir ve bu noktada asıl tartışma, cezaya karşı hangi mercie başvurulacağıdır. KVKK ve 6698 sayılı Kanun uygulamasında, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülüklerle karışan noktalar da bulunduğundan başvurunun yönü baştan doğru belirlenmelidir.
Aydınlatma metni denetimde neye göre okunur
Aydınlatma, açık rızadan bağımsız ve her halde yerine getirilmesi gereken bir yükümlülüktür. Metnin varlığı tek başına yeterli görülmez; içeriğin veri sorumlusunun kimliği, işleme amaçları, aktarım yapılan taraflar, toplama yöntemi ve hukuki sebep ile ilgili kişinin haklarını kapsayıp kapsamadığı değerlendirilir. Kalıp bir metnin farklı süreçlere aynen uygulanması, amaç ve hukuki sebep bakımından uyumsuzluk doğurur. Metnin ilgili kişiye hangi anda ve hangi kanalla sunulduğunun kayıt altına alınması ayrıca önem taşır.
Ceza tebliğ edildiğinde ilk kontroller
Karar eline ulaşan veri sorumlusunun itiraz hazırlığından önce yapması gereken tespitler vardır:
- Tebliğ tarihi ve tebligatın usulüne uygun yapılıp yapılmadığı
- Kararın muhatabının doğru tüzel kişi olarak gösterilip gösterilmediği
- Cezanın hangi yükümlülük ihlaline dayandırıldığı
- Birden fazla ihlal için ayrı ayrı ceza verilip verilmediği
- Savunma istenip istenmediği ve verilen cevabın kararda karşılanıp karşılanmadığı
İtiraz mercii: en sık yapılan hata
Uygulamada idari para cezalarına karşı kabahatler mevzuatının öngördüğü genel itiraz yolu işletilmekte, başvuru sulh ceza hâkimliğine yapılmaktadır. Buna karşılık Kurulun para cezası dışındaki kararları idari işlem niteliğinde görülerek idari yargıda dava konusu edilmektedir. Aynı kararda hem idari para cezası hem başka bir yaptırım yer alıyorsa, iki yolun ayrı ayrı işletilmesi gerekebilir. Tümünün tek dilekçeyle tek mercie sunulması, süre dolduktan sonra düzeltilemeyen bir kayıp yaratabilir.
İtiraz dilekçesinde ne yer almalı
Dilekçenin yalnızca cezanın ağır olduğunu belirtmesi yeterli olmaz. İhlal olarak nitelenen fiilin gerçekleşmediği ya da yükümlülüğün yerine getirildiği somut belgelerle ortaya konmalıdır. Aydınlatma metninin yayımlandığı tarih, sürüm kayıtları, ilgili kişilere sunum ekranları ve iç prosedür dokümanları bu noktada işlevseldir. Cezanın miktarına ilişkin itirazda ise fiilin ağırlığı, tekrar edip etmediği ve alınan düzeltici önlemler ayrı bir başlık altında değerlendirilmelidir.
İtirazla birlikte yürütülecek uyum çalışması
İtiraz süreci devam ederken uyumsuzluğun giderilmesi, hem ileride yeni bir yaptırım riskini azaltır hem de iyi niyetin ortaya konmasına katkı sağlar. Envanterin güncellenmesi, saklama sürelerinin gözden geçirilmesi ve aydınlatma metinlerinin süreç bazında ayrıştırılması bu kapsamda değerlendirilebilir.
Yukarıdaki bilgiler genel çerçeve sunmak için hazırlanmıştır. Kararın içeriği ve dayandığı yükümlülük, izlenecek yolu doğrudan etkilediğinden, tebliğ tarihinden itibaren süre işlediği gözetilerek dosyanın bir hukukçuyla incelenmesi önerilir.