Kişisel veri işleyen her yapı için aydınlatma yükümlülüğü, uyumun görünen yüzüdür. KVKK yani 6698 sayılı Kanun kapsamında yürütülen incelemelerde ceza riski çoğu zaman metnin varlığından değil, metnin işlenen veriyle örtüşmemesinden doğar. Elektronik ortamdaki yayınlar bakımından 5651 sayılı Kanun kaynaklı yükümlülükler de aynı dosyada değerlendirilir.
Aydınlatma Metninden Doğan Ceza Riski
Uygulamada en sık görülen tablo şudur: şirketin sitesinde bir aydınlatma metni vardır, ancak metinde sayılan veri kategorileri ile gerçekte toplanan veriler örtüşmez. İkinci sık hata, aydınlatma ile açık rızanın aynı kutucukta birleştirilmesidir. Üçüncüsü, metnin yalnızca web sitesinde bulunması, çağrı merkezi veya fiziki form gibi diğer toplama kanallarında hiç sunulmamasıdır.
Şikâyet Şirkete Nasıl Ulaşır?
İnceleme çoğunlukla bir ilgili kişinin başvurusuyla başlar ve şirketten yazılı bilgi istenmesiyle sürer. Bu yazının kurumsal elektronik tebligat adresine ulaştığı ancak kimsenin kutuyu düzenli kontrol etmediği durumlarda, savunma için tanınan süre fark edilmeden tükenir. Elektronik tebligat kutusunun sorumluluğu tek bir kişiye bırakılmamalı, yedekli bir takip düzeni kurulmalıdır.
Bilgi Talebine Yanıt Öncesi Kontrol Listesi
- Talebin hangi veri işleme faaliyetine ilişkin olduğu daraltılır.
- İlgili faaliyetin kayıtları, işleme amacı ve hukuki sebebi ile eşleştirilir.
- Aydınlatma metninin ilgili tarihteki sürümü arşivden çıkarılır; sonradan değiştirilmiş sürüm sunulmaz.
- Yanıt, soruların sırasına birebir uyacak biçimde ve belge ekleriyle hazırlanır.
- Varsa ihlal tespiti, savunma içinde gizlenmek yerine alınan düzeltici tedbirlerle birlikte açıklanır.
Karar Elinize Ulaştığında
İdari yaptırım kararlarında başvuru yolu ve süresi, kararın türüne ve tarihine göre farklılaşabilmektedir. Bu nedenle karar metninde gösterilen başvuru mercii esas alınmalı ve güncel mevzuat ayrıca teyit edilmelidir. Sürenin başlangıcı tebliğ tarihi olduğundan, zarfın veya elektronik bildirimin tarihini gösteren kayıt mutlaka saklanır.
Tekrarı Önleyen İç Düzen
Ceza riskini kalıcı biçimde azaltan şey, tek seferlik bir metin düzeltmesi değil, veri envanterinin canlı tutulmasıdır. Yeni bir form, yeni bir tedarikçi veya yeni bir pazarlama kanalı eklendiğinde aydınlatmanın da güncellenmesi gerekir.
Bu yazı bilgilendirme amacı taşır. Veri işleme faaliyetinin kapsamı ve sektörel düzenlemeler sonucu değiştirebileceğinden, karar öncesinde uzman görüşü alınması yararlı olur.