Kişisel verilerin korunmasında aydınlatma, çoğu kurumun matbu bir metinle geçiştirdiği ancak denetimde ilk sorulan konudur. 6698 sayılı KVKK bakımından belirleyici olan husus şudur: aydınlatmanın yapıldığını ispat yükü ilgili kişide değil, veri sorumlusundadır. Bu dağılım, şikâyet sürecinin nasıl kurgulanacağını da doğrudan belirler.
Kurula Gitmeden Önce Veri Sorumlusuna Başvuru
Kural olarak Kurula şikâyet yolu, önce veri sorumlusuna başvurulmuş olmasına bağlıdır. Başvurunun yapıldığı tarih, verilen yanıt ve yanıtın içeriği süreç boyunca dayanak oluşturur. Bu nedenle başvurunun kanalı rastgele seçilmemeli; kayıtlı elektronik posta, noter veya veri sorumlusunun ilan ettiği başvuru yöntemi tercih edilmelidir. Yanıt verilmemesi de başlı başına bir dayanaktır; ancak bunun ileri sürülebilmesi için başvurunun ulaştığının gösterilmesi gerekir.
Aydınlatma Metnini İçerik Yönünden Denetlemek
- Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği açıkça belirtilmiş mi
- Verinin hangi amaçla işlendiği somut mu, yoksa genel ifadelerle mi geçiştirilmiş
- Aktarım yapılıyorsa alıcı grupları ve aktarım amacı gösterilmiş mi
- Toplama yöntemi ve dayanılan hukuki sebep ayrı ayrı yazılmış mı
- İlgili kişinin haklarına ilişkin bilgilendirme metinde yer alıyor mu
- Aydınlatma, veri işlemenin başladığı andan önce yapılmış mı
Metnin varlığı tek başına yeterli değildir; ilgili kişiye ne zaman ve hangi yolla sunulduğu da gösterilmelidir. Açık rıza ile aydınlatmanın tek metinde birleştirilmesi ise ayrıca tartışma konusudur.
Şikâyet Dosyasını Kanıtlanabilir Hâle Getirmek
İlgili kişinin elinde çoğu zaman yalnızca ekran görüntüsü bulunur. Bu görüntülerin tarih ve erişim bilgisini içerecek biçimde alınması, aynı sayfanın sonradan değiştirilmesi ihtimaline karşı önem taşır. Ayrıca verinin nereden geldiğini gösteren yan deliller, örneğin hiç ilişki kurulmamış bir şirketten gelen ticari ileti veya bilinmeyen bir kaynaktan yapılan arama kayıtları, işlemenin hukuki sebebini tartışmaya açar. Şikâyet dilekçesinde talebin ne olduğu, yani işlemenin durdurulması mı, silinmesi mi, yoksa aktarımın sonlandırılması mı istendiği açıkça yazılmalıdır.
İdari Süreç ile Tazminat Yolunun İlişkisi
Kurula yapılan şikâyet idari nitelikte bir yoldur ve sonucunda idari yaptırım gündeme gelebilir. İlgili kişinin uğradığı zararın karşılanması ise ayrı bir hukuki taleptir; bu iki yol birbirinin yerine geçmez. Veri sorumlusu ile yürütülen yazışmalarda uzlaşma niteliğinde bir metin imzalanacaksa, metnin ileride açılabilecek tazminat talebini kapsayıp kapsamadığı önceden netleştirilmelidir. İnternet ortamındaki yayın söz konusuysa 5651 sayılı kanun çerçevesindeki erişim engelleme yolu da ayrıca değerlendirilebilir.
Kapanış Notu
Bu rehber genel çerçeveyi özetler; veri işleme faaliyetinin niteliği ve kurumun iç süreçleri sonucu değiştirebilir. Başvuru yapmadan önce dosyanıza özgü hukuki değerlendirme almanız faydalı olacaktır.