Kişisel verilerin işlenmesinde aydınlatma yükümlülüğü, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun temel taşlarından biridir. Şikâyet süreçlerinde ise tartışma çoğunlukla aydınlatmanın yapılıp yapılmadığı üzerinde değil, yapıldığının ya da yapılmadığının nasıl gösterileceği üzerinde yoğunlaşır. Bu rehber, hem ilgili kişi hem veri sorumlusu açısından ispat düzenini ele alır.
Şikâyet Yolunun Sırası Atlanmamalı
Kanun, kural olarak önce veri sorumlusuna başvurulmasını, ardından Kurula şikâyet edilmesini öngörür. Doğrudan Kurula yapılan başvuru bu nedenle usul yönünden sonuçsuz kalabilir. İlgili kişinin veri sorumlusuna yaptığı başvurunun tarihi, içeriği ve gönderim biçimi bu yüzden en az şikâyetin kendisi kadar önemlidir.
İlgili Kişinin Saklaması Gereken Kayıtlar
- Veri sorumlusuna yapılan başvurunun gönderim kaydı ve varsa tebliğ belgesi
- Verilen yanıt, yanıtın tarihi veya yanıt verilmediğine ilişkin süre hesabı
- Verinin nerede, hangi bağlamda görüldüğüne dair tarihli ekran görüntüleri
- Onay alınmadığı iddiasında, kayıt formunun ya da üyelik ekranının ilgili tarihteki görünümü
- Ticari elektronik ileti geliyorsa gönderim kayıtları ve ret talebine ilişkin yazışmalar
Veri Sorumlusunun İspat Yükü
Aydınlatmanın yapıldığını göstermek veri sorumlusuna düşer. Metnin sitede bir yerde bulunması tek başına yeterli sayılmayabilir; hangi kişiye, hangi tarihte, hangi işleme faaliyeti için sunulduğunun kayıtla gösterilmesi beklenir. Bu nedenle kurumsal tarafta versiyon takibi tutulmalı, aydınlatma metninin her güncellemesi tarih ve içerik farkıyla arşivlenmelidir. Açık rıza alınması gereken hallerde rızanın ayrı ve özgür iradeyle verildiğini gösteren kayıt ayrıca tutulmalıdır.
İnternet Yayınıyla Kesişen Talepler
Veri, bir internet içeriğinde yer alıyorsa 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerikten çıkarma ve erişimin engellenmesi yolları da ayrıca değerlendirilebilir. Bu iki hat birbirinin alternatifi değildir; biri içeriğin görünürlüğünü, diğeri işleme faaliyetinin hukuka uygunluğunu hedefler. Talepler karıştırıldığında her ikisinden de sonuç alınamayabilir.
Şikâyet Öncesi Beş Kontrol
- Hangi verinin, kim tarafından, hangi amaçla işlendiği tek cümleyle yazılır.
- Veri sorumlusuna başvuru tarihi ve yanıt süresinin dolduğu gün belirlenir.
- Talep açıkça belirtilir: silme, yok etme, düzeltme ya da işlemenin durdurulması.
- Ekler tarih sırasıyla numaralandırılır.
- Aynı olaydan doğan tazminat talebinin ayrı bir yolla ileri sürüleceği not edilir.
Buradaki bilgiler genel çerçeve sunmaktadır. İşleme faaliyetinin niteliği ve tarafların sıfatı sonucu etkileyebileceğinden, başvurunuzu göndermeden önce metni ve eklerini bir hukukçuyla birlikte değerlendirmeniz yararlı olacaktır.