Kişisel verilerin işlenmesinde aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusunun en temel görevlerindendir. Bu yükümlülüğün hiç yerine getirilmemesi ya da eksik yerine getirilmesi hâlinde ilgili kişinin başvurabileceği bir yol vardır; ancak KVKK ve 6698 sayılı kanunun kurduğu yapıda doğrudan Kurula gitmek mümkün değildir. Şikâyetin kabul edilebilmesi, önce veri sorumlusuna başvurulmuş olmasına bağlıdır.
İki Aşamalı Yapının Mantığı
Sistem, uyuşmazlığın öncelikle veri sorumlusu nezdinde çözülmesini amaçlar. Bu nedenle ilgili kişi önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle başvurur. Veri sorumlusu talebi süresi içinde cevaplandırmazsa ya da verilen cevap yetersiz bulunursa, bu aşamadan sonra Kurula şikâyet yolu açılır. Ön başvuru yapılmadan gönderilen şikâyetler, esasa girilmeden iade edilir; bu da hem zaman hem de hak kaybı doğurur.
Başvuru Metninin Unsurları
Veri sorumlusuna yapılacak başvuruda şunların bulunması gerekir:
- İlgili kişinin kimlik ve iletişim bilgileri
- Talebin konusu: aydınlatmanın hangi işleme faaliyeti bakımından yapılmadığı
- Verinin hangi ortamda ve hangi tarihte işlendiğine dair somut bilgi
- Talep edilen sonuç: bilgi verilmesi, işlemenin durdurulması, silme veya yok etme
- Varsa ekran görüntüsü, form örneği veya sözleşme metni gibi belgeler
Başvurunun gönderildiği tarih ve kanal mutlaka saklanmalıdır; şikâyet aşamasında bu belge zorunlu ektir.
Aydınlatma ile Açık Rızanın Karıştırılması
Uygulamadaki en yaygın hata, aydınlatma metninin açık rıza beyanıyla aynı metinde ve tek bir onay kutusuyla birleştirilmesidir. Aydınlatma bir bilgilendirme yükümlülüğüdür ve her hâlde yerine getirilmelidir; açık rıza ise yalnızca belirli işleme şartlarında gündeme gelir. İkisinin tek onaya bağlanması, rızanın özgür iradeyle verilmediği yönünde değerlendirilmeye açık bir durum yaratır. Şikâyet dilekçesinde bu ayrımın açıkça kurulması, talebin anlaşılırlığını artırır.
Üçüncü Taraf Aktarımı ve İnternet Yayını
Verinin başka bir kuruma veya yurt dışına aktarıldığı hâllerde, aydınlatmanın aktarım amacını ve alıcı gruplarını da kapsaması gerekir. İnternet üzerinden yayımlanmış içerikler bakımından ise 5651 sayılı kanun kapsamındaki erişim engelleme ve içerikten çıkarma yolları, KVKK sürecinden bağımsız olarak ayrıca değerlendirilebilir. İki yolun birlikte planlanması, sonucun hızlanmasını sağlar.
Şikâyet Öncesi Kontrol Listesi
- Veri sorumlusu doğru tespit edildi mi, aracı firma ile karıştırılıyor mu?
- Ön başvuru yapıldı ve tarihi belgelendi mi?
- Cevap süresi doldu mu, cevap yetersizse gerekçesi yazıldı mı?
- Talep somut ve ölçülebilir biçimde ifade edildi mi?
- Ekler dilekçedeki iddialarla eşleştirildi mi?
Yukarıdaki bilgiler genel çerçeve sunar. Veri işleme faaliyetinin niteliği sonucu doğrudan etkileyebildiğinden, başvurunuzu hazırlarken dosyanıza özgü hukuki değerlendirme almanız yerinde olacaktır.