Kişisel verilerin arama sonuçlarında veya bir kurumun kayıtlarında yıllarca görünür kalması, KVKK kapsamında somut bir talep hakkı doğurur. Ancak bu hak kendiliğinden işlemez; usulüne uygun bir başvuru ve bu başvurunun ispatı olmadan süreç ilerlemez. Bu rehber, silme ve yok etme talebinin doğru muhataba, doğru zamanda iletilmesini konu alır.
Talebin muhatabı kim
İlk ayrım, verinin kaynağında mı yoksa görünürlüğünde mi sorun olduğudur. Veri bir kurumun kayıtlarında tutuluyorsa muhatap doğrudan veri sorumlusudur. Sorun, adın arandığında çıkan sonuçlarda ise arama motoru işletmecisine yönelik bir talep gündeme gelir. İçerik bir internet sitesinde yayımlanmışsa 5651 kapsamındaki yayından çıkarma yolu da paralel biçimde değerlendirilebilir. Muhatabın yanlış seçilmesi, süreyi tüketen en yaygın hatadır.
Başvurunun biçimi ve otuz günlük cevap süresi
6698 sayılı KVKK, ilgili kişinin veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle başvurmasını öngörür. Veri sorumlusu talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırır. Başvuruda kimlik bilgileri, talebin konusu ve talebe dayanak oluşturan somut açıklama yer almalıdır. Talep, hangi verinin hangi kayıtta bulunduğu belirtilmeden yapıldığında veri sorumlusu ek bilgi isteyebilir ve süreç uzar.
Kurula şikayet penceresi
Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde ilgili kişi Kurula şikayette bulunabilir. Bu şikayet, cevabı öğrenme tarihinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde yapılmalıdır. Veri sorumlusuna başvurmadan doğrudan Kurula gidilmesi mümkün değildir; bu nedenle ilk başvurunun tarihinin belgelenmesi kritik önemdedir.
Silme, yok etme ve anonim hâle getirme
- Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
- Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından erişilemez ve geri getirilemez duruma getirilmesi.
- Anonim hâle getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle gelmesi.
Talep dilekçesinde bu üç yöntemden hangisinin istendiğinin belirtilmesi, veri sorumlusunun yapacağı işlemi ve verilecek cevabı doğrudan etkiler.
Başvurunun ispatı: en sık atlanan nokta
Şikayet aşamasında Kurul, öncelikle usulüne uygun bir başvurunun yapılıp yapılmadığını inceler. Bu nedenle başvurunun tarihini ve içeriğini gösteren kayıt saklanmalıdır: noter ihtarnamesi, kayıtlı elektronik posta, iadeli taahhütlü gönderi veya veri sorumlusunun sisteminde üretilen başvuru numarası. Telefonla yapılan görüşmeler ispat bakımından yetersiz kalır. Ayrıca talebin reddedildiği hâllerde ret gerekçesinin yazılı olarak istenmesi, sonraki aşamanın dayanağını oluşturur.
Yukarıdakiler genel bilgilendirme amaçlıdır. Verinin niteliği, işlenme şartlarının devam edip etmediği ve kamu yararı dengesi her başvuruda ayrı değerlendirildiğinden, süreci bir hukukçu eşliğinde yürütmekte yarar vardır.