Kişisel verilerin korunmasında en çok karıştırılan iki başlık, arama sonuçlarından çıkarılma talebi ile verinin yurt dışına aktarılmasına ilişkin hukuka uygunluk tartışmasıdır. İkisi de aynı kanuna dayanır; ancak ispat düzenleri birbirinden farklıdır. 6698 sayılı KVKK ile 5651 sayılı Kanun çerçevesinde bu rehber, başvurunun hangi belgelerle kurulduğunu ve usul hatasının süreci nasıl geriye attığını ele alıyor.
Başvuru Sırası Atlanamaz
KVKK, ilgili kişinin öncelikle veri sorumlusuna başvurmasını, ardından sonuç alamaması hâlinde Kurula şikâyette bulunmasını öngörür. Doğrudan Kurula yapılan şikâyet, bu ön adım tamamlanmadığı için usulden değerlendirilmeyebilir. Bu nedenle başvurunun tarihi, iletim yöntemi ve içeriği kayıt altına alınmalıdır. Kayıtlı elektronik posta, noter kanalı veya veri sorumlusunun ilan ettiği başvuru yöntemi tercih edildiğinde, tebliğ tartışması baştan kapanır.
Arama Sonuçlarından Çıkarılma Talebinde Ölçüt
Talep, içeriğin kaynağından silinmesi ile arama sonuçlarında listelenmemesi biçiminde ikiye ayrılır. Değerlendirmede içeriğin güncelliği, kişinin kamusal rol taşıyıp taşımadığı, bilginin toplumsal ilgi değeri ve yayılmanın kişi üzerindeki etkisi birlikte tartılır. Bu nedenle başvuru dilekçesinde yalnızca rahatsızlık ifade etmek yeterli değildir; içeriğin hangi tarihe ait olduğu, aradan geçen süre ve güncel etkisi somut biçimde anlatılmalıdır. Talep edilen adreslerin eksiksiz listelenmesi de sonucu doğrudan etkiler.
Yurt Dışı Aktarımda Aranan Kayıtlar
- Aktarımın hangi hukuki sebebe dayandığını gösteren belgeler
- Aktarılan veri kategorileri ve alıcı grupları için hazırlanan envanter kaydı
- Taraflar arasındaki sözleşme metinleri ve varsa taahhüt belgeleri
- Aydınlatma metninin hangi tarihte ve nasıl sunulduğuna ilişkin kayıtlar
- Açık rızaya dayanılıyorsa rızanın özgür iradeyle alındığını gösteren kayıt
İspat Yükü Kimin Üzerinde
Veri sorumlusu, işlemenin hukuka uygunluğunu ve aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirdiğini gösterebilmelidir. Bu nedenle savunma, kayıtlarla desteklenmediğinde soyut kalır. İlgili kişi tarafında ise ihlalin varlığı ve etkisi somutlaştırılmalı; ekran görüntüleri, yazışmalar ve başvuruya verilen cevaplar tarih sırasıyla sunulmalıdır.
Sık Rastlanan Usul Hataları
- Başvurunun veri sorumlusu yerine ilgisiz bir birime iletilmesi.
- Kimlik doğrulamasına ilişkin bilgilerin eksik bırakılması nedeniyle başvurunun işleme alınmaması.
- Cevap süresi dolmadan şikâyet yoluna geçilmesi.
- Talep edilen adreslerin belirsiz biçimde yazılması.
- İdari yaptırım kararına karşı öngörülen itiraz yolunun karıştırılması.
Yukarıdaki açıklamalar genel çerçeve niteliğindedir. Veri işleme faaliyetinin yapısı ve aktarımın niteliği sonucu değiştirebileceğinden, kayıtlarınızla birlikte hukuki değerlendirme almanız önerilir.