Kişisel veri uyuşmazlıklarında tartışma çoğu zaman kaydın içeriğinden değil, takvimin yönetilememesinden çıkar. Veri sorumlusu için sicil yükümlülüğü, veri sahibi için başvuru ve şikâyet süreleri paralel işleyen ayrı saatlerdir; birinin kaçırılması diğerini de etkiler.
Sicil Kaydı Kimin Yükümlülüğü?
6698 sayılı Kanun, veri sorumluları için sicile kayıt yükümlülüğü öngörür; bu yükümlülüğün kapsamı işletmenin niteliğine ve işlediği verinin türüne göre belirlenir. Kayıt, bir defalık işlem değildir: bildirilen bilgilerde değişiklik olduğunda güncelleme yapılması gerekir. Veri envanteri ile sicile bildirilen bilgiler arasındaki uyumsuzluk, bir ihlal incelemesinde ilk göze çarpan husustur. Bu nedenle envanter, işleme amaçları ve saklama süreleriyle birlikte güncel tutulmalıdır.
Veri Sahibi Başvurusunda İşleyen İki Saat
İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur. Veri sorumlusunun yanıt vermesi için kanunda bir süre öngörülmüştür; bu süre içinde yanıt verilmemesi ya da yanıtın yetersiz bulunması hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır. Şikâyet için de ayrı bir süre işler ve bu süre veri sorumlusuna yapılan başvurunun sonucuna bağlanmıştır. Uygulamada en sık görülen hata, doğrudan Kurula başvurup ön aşamanın atlanmasıdır; bu durumda dosya esasa girilmeden ilgili kişiye yönlendirilir ve arada zaman kaybedilir.
Başvuruyu Kayda Değer Kılan Unsurlar
- Talebin hangi veri kategorisine ilişkin olduğunun açıkça yazılması.
- Silme, düzeltme, bilgilendirme veya aktarımın durdurulmasından hangisinin istendiğinin belirtilmesi.
- Başvurunun ulaştığını ispatlayan bir kanalın kullanılması.
- Yanıt süresinin başladığı tarihin not edilmesi.
İnternet Yayını ile Kesişen Durumlar
Talep bir internet sitesindeki içeriğin kaldırılmasına ilişkinse, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki erişimin engellenmesi yolu ayrıca gündeme gelir. Bu yol, kişisel veri mevzuatındaki başvurudan bağımsız işler ve kendi süresine tabidir. İki kanalın birlikte kullanılması hâlinde her biri için ayrı dosya kurulmalı, aynı dilekçenin iki mercie gönderilmesinden kaçınılmalıdır.
Eksik Kaydın Yansımaları
Sicil ve bildirim yükümlülüğündeki eksiklik, tek başına bir uyuşmazlığın konusu olabildiği gibi başka bir inceleme sırasında da ortaya çıkabilir. Bu nedenle işletmelerde yıllık bir kontrol takvimi kurulması, aydınlatma metinlerinin ve açık rıza kayıtlarının aynı gözden geçirmede ele alınması pratik bir yöntemdir.
Buradaki açıklamalar genel çerçeve sunar; işletmenin faaliyet alanı ve veri işleme biçimi yükümlülüğün kapsamını değiştirdiğinden ayrıntılı bir uyum değerlendirmesi yapılması önerilir.