Kişisel verilerin yurt dışına aktarıldığı süreçlerde tartışma çoğunlukla aktarımın kendisinden değil, aydınlatmanın yetersizliğinden başlar. Bu rehber, 6698 sayılı KVKK kapsamında ilgili kişinin başvuru zincirini ve veri sorumlusunun savunma hattını, süre kayıplarını merkeze alarak inceler.
Aydınlatma ile Açık Rızayı Karıştırmamak
Aydınlatma bir bilgilendirme yükümlülüğüdür ve her hâlde yerine getirilir; açık rıza ise yalnızca belirli işleme şartlarında gündeme gelen ayrı bir hukuki dayanaktır. İkisinin tek bir metinde, tek onay kutusuyla toplanması uygulamada en sık rastlanan aykırılıktır. Yurt dışı aktarım söz konusu olduğunda aydınlatmanın aktarımın amacını, alıcı grubunu ve dayanağını da kapsaması beklenir.
Aktarımın Dayanağı Dosyada Görünüyor mu
İnceleme sırasında sorulacak ilk soru, aktarımın hangi hukuki zemine oturduğudur:
- Aktarımın yapıldığı ülke veya sektör bakımından verilmiş bir yeterlilik kararına dayanılıyor mu
- Yeterlilik yoksa taraflar arasında uygun güvence sağlayan bir belge düzenlenmiş mi
- Belge, öngörülen usule uygun biçimde ilgili mercie bildirilmiş mi
- Kanunda sayılan istisnai hâllerden birine dayanılıyorsa bu somut olarak gerekçelendirilmiş mi
- Alt işleyiciler ve bulut sağlayıcıları zincirin neresinde yer alıyor
İki Aşamalı Başvurunun Saati
İlgili kişinin yolu doğrudan Kurul ile başlamaz. Önce veri sorumlusuna yazılı başvuru yapılır. Kurula başvuru hakkı, veri sorumlusunun cevabının alınmasıyla ya da cevap verilmemesi hâlinde kanunda öngörülen sürenin dolmasıyla doğar. Buradaki en yaygın hata, veri sorumlusuna hiç başvurmadan Kurula gidilmesi ve şikâyetin usulden değerlendirilmemesidir. İkinci hata ise cevabın alındığı tarihin kayıt altına alınmaması; başvuru süresi bu tarihe bağlı olduğundan, tebliğ tarihini gösteren belge dosyanın en kritik parçasıdır.
Veri Sorumlusu Tarafında Hazırlık
- Envanter ve saklama süreleri, aktarım kalemleriyle eşleştirilerek güncellenir.
- Aydınlatma metninin hangi tarihte yayımlandığı ve nasıl sunulduğu kayıtla ispatlanır.
- Aktarım sözleşmelerinin imza tarihleri ile işleme faaliyetinin başlangıcı karşılaştırılır.
- İhlal bildirimi yapılmışsa bildirim tarihi ve içeriği dosyaya eklenir.
Kurul Kararından Sonra Yargı Yolu
Kurul kararına karşı gidilecek merci ve süre, kararın niteliğine göre değişir. Yanlış mercie yapılan başvuru süreyi durdurmaz; bu nedenle karar tebliğ edildiğinde önce yol ve süre tespit edilmeli, sonra dilekçe yazılmalıdır. 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik talepleriyle KVKK başvurusunun aynı olayda paralel yürüyebileceği de gözden kaçmamalıdır.
Yukarıdakiler genel çerçeve niteliğindedir. Aktarım yapısı, sektörel düzenlemeler ve şirketin veri akış haritası sonucu değiştirebileceğinden, somut dosyada uzman görüşüyle ilerlemek gerekir.