Kişisel verilerin korunmasında en çok karşılaşılan uyuşmazlıklardan biri, işlenme amacı ortadan kalkmasına rağmen verilerin sistemlerde tutulmaya devam etmesidir. 6698 sayılı KVKK'nın ilgili kişiye tanıdığı haklar, VERBİS kaydından doğan şeffaflık yükümlülüğü ve içeriklerin çevrim içi ortamda kalması hâlinde devreye giren 5651 sayılı Kanun bu tabloda birlikte değerlendirilir.
Talebin muhatabını doğru belirlemek
Silme talebi, veriyi fiilen işleyen kuruma değil, işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen veri sorumlusuna yöneltilir. Çağrı merkezi, bulut sağlayıcı veya bayi çoğu zaman veri işleyen konumundadır ve tek başına talebi karşılayamaz. VERBİS kaydı bu noktada pratik bir araçtır: kaydın içeriği, sorumlunun kim olduğunu ve hangi veri kategorilerini hangi amaçla işlediğini gösterir.
Silme, yok etme ve anonim hâle getirme farkı
- Silme: verinin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve kullanılamaz hâle getirilmesi
- Yok etme: verinin hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılması
- Anonim hâle getirme: verinin kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma dönüştürülmesi
- Saklama yükümlülüğü devam eden verilerde tamamen silme yerine erişimin sınırlanması
Başvuru adımlarının sırası
- Veri sorumlusuna yazılı ya da kayıtlı elektronik yöntemlerle başvuru yapılır ve kimlik doğrulaması sağlanır.
- Talep, hangi verinin hangi ortamda silinmesini istediğinizi somut olarak gösterecek biçimde yazılır.
- Verilen cevap yetersizse veya süresinde cevap verilmezse Kurul'a şikâyet yoluna gidilir.
- Verinin arama motoru sonuçlarında görünmeye devam etmesi hâlinde ayrıca indeksten çıkarma talebi değerlendirilir.
- Kurul kararına karşı idari yargı yolu ayrı bir takvimle planlanır.
Süre riskini doğuran yapı
KVKK'daki şikâyet düzeni kademeli kurulmuştur: önce veri sorumlusuna başvuru, sonra Kurul'a şikâyet. Bu sıra atlandığında başvuru esastan incelenmeyebilir. Ayrıca veri sorumlusunun cevabından ya da cevap verilmemesinden sonra Kurul'a başvuru için tanınan süre sınırlıdır ve kurumla yapılan telefon görüşmeleri bu süreyi durdurmaz. Başvurunun hangi tarihte tebliğ edildiğini gösteren kayıt bu nedenle saklanmalıdır.
Veri koruma başvurularında biçim, içerik kadar belirleyicidir. Bu metin genel çerçeve sunar; işlenen veri kategorisi ve saklama yükümlülükleri üzerinden hukuki değerlendirme alınmasında yarar vardır.