Kişisel verilerle ilgili taleplerde en sık karşılaşılan kayıp, hakkın olmaması değil, başvurunun yanlış mercie ya da geç yapılmasıdır. Bu rehber, VERBİS kaydı bulunan veri sorumluları karşısında izlenecek başvuru sırasını ve süre yönetimini konu alır.
Muhatabı Doğru Belirlemek
Başvuru, verinin işlenmesinden sorumlu olan tüzel veya gerçek kişiye yöneltilir. Sicile kayıtlı veri sorumlularının irtibat kişisi ve tebligat bilgileri kayıt üzerinden görülebilir; bu bilgi, başvurunun ulaştığını ispat etmek bakımından değerlidir. Veri işleyen sıfatıyla hizmet veren bir tedarikçiye yapılan başvuru, süreyi başlatmayabileceği için önce sorumluluk ilişkisi netleştirilmelidir.
İki Aşamalı Başvuru Düzeni
6698 sayılı Kanun, önce veri sorumlusuna başvurulmasını, ardından Kurula şikâyet yolunu öngörür. Veri sorumlusunun cevap vermesi için tanınan süre ile cevabın öğrenilmesinden itibaren şikâyet için tanınan süre birbirinden farklıdır; ayrıca başvuru tarihine bağlı bir üst sınır da bulunur. Bu üç tarihin tek bir takvimde tutulması, en yaygın süre kaybını önler. Cevap hiç verilmediğinde de sürenin işlemeye başladığı unutulmamalıdır.
Başvuru Metninde Bulunması Gerekenler
- Talebin hangi işleme faaliyetine ilişkin olduğu, açık ve tek tek
- Kimlik doğrulamayı sağlayacak bilgiler ve tebligata elverişli adres
- Silme, yok etme, düzeltme veya aktarımın bildirilmesi taleplerinin ayrı ayrı yazılması
- Başvurunun ulaştığını gösteren kayıt: kayıtlı elektronik posta, noter veya sistem üzerinden alınan onay
Genel ifadelerle yazılmış bir talep, cevapta da genel bir yanıtla karşılanır ve şikâyet aşamasında ispatı zorlaştırır.
Şikâyet Etmek mi, Doğrudan Uzlaşmak mı
Bazı hallerde veri sorumlusu, başvuru sonrası kaydı silmeyi veya süreci düzeltmeyi teklif eder. Talebin fiilen karşılanması amaca ulaştırıyorsa şikâyete gerek kalmayabilir. Ancak taahhüdün yerine getirilip getirilmediğini ölçmek için somut bir tarih ve doğrulama yöntemi kararlaştırılmalıdır. Yazılı taahhüt alınmadan beklenen her hafta, şikâyet için tanınan sürenin içinden eksilir. Maddi veya manevi zarar iddiası varsa, bunun idari şikâyetten ayrı bir yargı yolunda ileri sürüleceği de baştan planlanmalıdır.
Bu metin genel bilgilendirme niteliğindedir; işleme şartları ve şirket yapısı değiştiğinde izlenecek sıra da değişebilir. Somut başvurunuz için hukuki destek almanız faydalı olacaktır.