Kişisel verilerin korunması alanında hak arayan ilgili kişi ile yükümlülüğünü yerine getirmeye çalışan veri sorumlusu, aynı mevzuatın iki farklı ucunda durur ama ikisi de aynı sorunla karşılaşır: süreyi ve sırayı yanlış kurmak. 6698 sayılı KVKK ile 5651 ekseninde hazırlanan bu rehber, VERBİS yükümlülüğü ve başvuru süresi etrafındaki usul planını ele alır.
Zorunlu Sıra: Önce Veri Sorumlusu, Sonra Kurul
İlgili kişi doğrudan Kurula şikâyette bulunamaz. Önce veri sorumlusuna yazılı olarak veya Kurulun belirlediği yöntemlerle başvurmak gerekir. Veri sorumlusunun cevabı üzerine ya da yasal cevap süresi içinde yanıt verilmemesi hâlinde Kurula şikâyet yolu açılır. Bu sıra atlandığında şikâyet usulden değerlendirmeye alınmaz ve arada geçen zaman geri gelmez. Başvurunun tarihini ispatlayacak bir belge, sürecin geri kalanının dayanağıdır.
Başvuru Metnini Ölçülebilir Kurmak
- Hangi kişisel verinin, hangi işleme faaliyetine konu olduğunu somut yazın
- Talebinizi seçin: bilgi talebi mi, silme mi, düzeltme mi, aktarımın bildirilmesi mi
- Kimliğinizi doğrulayacak bilgileri ekleyin; eksik kimlik doğrulaması cevapsızlığın en sık gerekçesidir
- Tebligata elverişli adres ve varsa kayıtlı elektronik posta adresini belirtin
- Başvurunun gönderim kanıtını ve varsa teslim kaydını saklayın
VERBİS Yükümlülüğü Bir İçerik Değil Süreç Meselesidir
Veri sorumluları siciline kayıt, tek seferlik bir form doldurma işlemi değildir. Kayıt sırasında beyan edilen veri kategorileri, saklama süreleri, aktarım alıcı grupları ve alınan idari-teknik tedbirler, işletmenin gerçek uygulamasıyla örtüşmelidir. Beyan ile fiilî durum arasındaki fark, bir denetim veya şikâyet dosyasında ilk fark edilen çelişkidir. Kayıt yükümlülüğünün kapsamı çalışan sayısı, mali büyüklük ve faaliyet konusuna göre belirlendiğinden, kapsam dışı olduğu varsayımına dayanmadan önce bu ölçütlerin dosyalanarak değerlendirilmesi gerekir.
Usule Aykırı İşlemin Görünümleri
Uygulamada en sık rastlanan hatalar şunlardır: envanterle uyumsuz aydınlatma metni kullanmak, açık rızayı hizmetin ön şartı hâline getirmek, aynı işleme faaliyeti için hem meşru menfaate hem açık rızaya dayanmak, silme talebini yanıtsız bırakıp yalnızca ticari ileti aboneliğini kapatmak. Bunların her biri ayrı bir aykırılık başlığı doğurur ve tek bir düzeltmeyle giderilmez.
Kurul Kararından Sonrası
Kurulun idari yaptırım niteliğindeki kararları idari işlem sayıldığından, bunlara karşı yargı yolu idari yargıdır ve tebliğ tarihine bağlı dava süresi işler. Kararın tebliğ edildiği zarf ve tebliğ mazbatası dosyada saklanmalı; yürütmenin durdurulması talebi dilekçenin sonuna eklenen bir cümle olarak değil, ayrı gerekçelendirilmiş bir başlık olarak kurulmalıdır.
Bu içerik yalnızca genel çerçeveyi aktarır. İşleme faaliyetinizin niteliği yükümlülükleri ve süreleri değiştirebilir; kurumsal bir denetim veya şikâyet dosyasında hukuki değerlendirme almanız uygun olur.