VERBİS kaydı, bir veri sorumlusunun işleme faaliyetini ilan ettiği kamuya açık bir sicildir; ancak kayıt yapılmış olması tek başına işlemenin hukuka uygun olduğunu göstermez. İlgili kişi tarafından başlatılan bir süreçte asıl belirleyici olan, başvurunun hangi tarihte, hangi muhataba ve hangi talep içeriğiyle yapıldığıdır. Bu rehber, VERBİS kaydı bulunan ya da bulunması gerektiği halde bulunmayan bir veri sorumlusuna karşı yürütülen süreci, süre yönetimi ve nihai yol seçimi ekseninde ele alır.
VERBİS Kaydının Uygulamadaki İşlevi
Sicil kaydı, uyuşmazlıkta iki yönlü kullanılabilir. İlgili kişi açısından kayıttaki veri kategorileri, aktarım alıcı grupları ve saklama süreleri, veri sorumlusunun kendi beyanıdır; fiili uygulama bu beyanla çelişiyorsa çelişki başlı başına bir dayanak oluşturur. Veri sorumlusu açısından ise kayıt, envanter ve politika bütünlüğünün göstergesidir. Bu nedenle dosyanın ilk işi, sicildeki beyan ile gerçek işleme faaliyetini yan yana koyan bir karşılaştırma tablosu çıkarmaktır.
Başvuru Süresinin Doğru Kurgulanması
6698 sayılı KVKK, ilgili kişinin önce veri sorumlusuna başvurmasını, cevap alınamaması veya cevabı yetersiz bulması hâlinde Kurula şikâyet yolunu öngörür. Veri sorumlusuna başvuru için talebin niteliğine göre otuz günlük cevap süresi, Kurula şikâyette ise cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış günlük sınır esas alınır. Uygulamada süre kayıplarının çoğu, cevabın hiç verilmemesi hâlinde başlangıç anının yanlış hesaplanmasından doğar; bu ihtimalde başvuru tarihi takvimin çıpası olarak işaretlenmelidir.
- Başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarih, teslim delili ile birlikte kayda alınır.
- Cevap süresinin son günü ve şikâyet süresinin son günü aynı takvimde ayrı ayrı gösterilir.
- Kısmi cevap gelmişse hangi talebin karşılandığı, hangisinin cevapsız kaldığı kalem kalem ayrıştırılır.
- Cevapla birlikte gelen ekler, sicil beyanıyla çelişip çelişmediği yönünden okunur.
Uzlaşma Masasında Kalmak ile Yargıya Gitmek Arasındaki Eşik
VERBİS temelli uyuşmazlıklarda veri sorumlusu çoğu zaman idari yaptırım riskini gördüğünde talebi kendiliğinden karşılamayı tercih eder. Bu durumda çözüm yolu tercihi, salt duygusal değil ölçülebilir bir karar olmalıdır. Karşı tarafın önerisi; silme veya anonimleştirmenin teknik olarak doğrulanabilir olması, aktarılan üçüncü kişilere bildirim yapılması ve tekrar riskine karşı taahhüt içermesi bakımından değerlendirilir. Bu üç unsur karşılanmıyorsa müzakerede geçen süre, şikâyet süresini tüketen bir maliyete dönüşür.
- Talep tam karşılanıyor ve doğrulanabiliyorsa müzakere sürdürülür; ancak süre saati durdurulmaz.
- Karşı taraf yalnızca inceleniyor yanıtı veriyorsa bu, cevapsızlık gibi ele alınıp takvim işletilir.
- Manevi zarar veya somut maddi kayıp iddiası varsa, idari yol ile adli yargıdaki tazminat talebinin ayrı yollar olduğu gözetilir.
Dosyayı Zayıflatan Tipik Hatalar
En sık görülen zayıflık, talebin soyut yazılmasıdır. Hangi verinin, hangi sistemde, hangi tarihten itibaren işlendiği belirtilmeden yapılan başvuru, karşı tarafa genel bir ret gerekçesi hazırlama imkânı verir. İkinci zayıflık, ekran görüntülerinin tarih ve kaynak bilgisi olmadan sunulmasıdır. Üçüncüsü ise 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik ya da erişim talepleriyle KVKK başvurusunun aynı dilekçede harmanlanması; bu karışım, muhatabın yetkisizlik itirazını kolaylaştırır.
Buradaki değerlendirmeler genel nitelikte bilgilendirmedir. İşlenen verinin türü, veri sorumlusunun statüsü ve başvurunun somut içeriği süreci baştan değiştirebileceğinden, kendi dosyanız için ayrıntılı bir hukuki inceleme yaptırmanız yerinde olur.