Kişisel veri uyumluluğunda en sık karşılaşılan sorun, kayıt yükümlülüğünün bir kereye mahsus idari formalite sanılmasıdır. 6698 sayılı KVKK ekseninde VERBİS beyanı ile ilgili kişi taleplerine ilişkin başvuru süresi, aslında birbirini besleyen iki ayrı takvimdir.
Beyan Bir Fotoğraf Değil, Canlı Kayıttır
Sicile yapılan bildirim; işlenen veri kategorileri, aktarım yapılan taraflar, azami saklama süreleri ve alınan teknik-idari tedbirleri içerir. İşleme faaliyetinde değişiklik olduğunda beyanın güncellenmesi gerekir. Yeni bir hizmet sağlayıcıya geçildiğinde ya da yeni bir veri kategorisi işlenmeye başlandığında güncelleme yapılmaması, denetimde ilk sorulan başlıklardandır.
İlgili Kişi Başvurusunda Saat İşlemeye Başlar
- Talep veri sorumlusuna ulaştığı anda süre başlar; iç yazışmada bekleyen bir e-posta gecikmeyi mazur göstermez.
- Veri sorumlusu, talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırmakla yükümlüdür.
- Talebin reddedilmesi, yetersiz yanıtlanması veya süresinde cevaplanmaması hâlinde ilgili kişinin Kurula şikâyet yolu açılır ve bu yol da kendi süresine tabidir.
- Başvurunun hangi tarihte alındığını gösteren kayıt tutulmadığında, süre tartışması veri sorumlusunun aleyhine döner.
Envanter ile Beyanın Birbirini Doğrulaması
Kişisel veri işleme envanteri ile sicil beyanı arasındaki tutarsızlık, tek başına teknik bir hata gibi görünse de uygulamada bütün uyum çalışmasının güvenilirliğini zayıflatır. Aydınlatma metinleri, açık rıza alınan noktalar, çerez yönetimi ve 5651 sayılı Kanun kapsamındaki trafik kayıtlarının saklanması aynı tabloda karşılaştırılmalıdır. Aynı veri kategorisi için üç ayrı belgede üç farklı saklama süresi yazılıyorsa, sorunun kaynağı hukuki değil kurumsaldır.
Yaptırım Sonrası Yol Ayrımı
Bir idari yaptırım kararıyla karşılaşıldığında iki seçenek tartılır: kararın kanunda gösterilen mercie süresinde götürülmesi ya da tespit edilen eksikliklerin hızla giderilerek uyum sürecinin tamamlanması. Bu iki yol birbirini dışlamaz; ancak süreye tabi başvuru kaçırılırsa geriye yalnızca uyum çalışması kalır. Başvuru süresinin kararın tebliğinden itibaren işlediği ve güncel mevzuatta yetkili mercie ilişkin düzenlemelerin değişebildiği gözden kaçırılmamalıdır.
Son Not
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve kurumsal uyum çalışmasının yerini tutmaz. Yaptırım riski taşıyan bir bildirim aldıysanız, süre işlemeye başlamadan hukuki değerlendirme almanız gerekir.