Sicile kayıt yükümlülüğüne aykırılık nedeniyle uygulanan idari para cezaları, veri güvenliğine ilişkin ihlallerden ayrı bir başlıktır. 6698 sayılı KVKK sistemi içinde bu iki aykırılık farklı yükümlülüklere dayanır ve biri için yapılan savunma diğerini kapsamaz. Savunma metni hazırlanırken ilk yapılacak iş, cezanın hangi yükümlülüğe dayandığını karar metninden kesin biçimde çıkarmaktır.
Yükümlülüğün Kapsam Dışı Olduğu İddiası
Sicile kayıt yükümlülüğü bakımından Kurul tarafından belirlenen istisna ölçütleri bulunur; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü ve faaliyet alanı gibi kriterler bu değerlendirmede kullanılır. Kapsam dışı kalındığı ileri sürülüyorsa bu iddia beyanla değil belgeyle desteklenmelidir:
- İlgili yıllara ait onaylı bilanço ve gelir tablosu
- SGK aylık prim ve hizmet belgeleri ile çalışan sayısını gösteren dökümler
- Faaliyet konusunu gösteren ticaret sicil kaydı ve NACE kodu
- Özel nitelikli veri işlenip işlenmediğine ilişkin envanter kaydı
Kayıt Yapılmışsa Zamanı Kanıtlamak
Kaydın yapıldığı ancak sistemde göründüğü tarihin tartışmalı olduğu dosyalarda, başvuru sırasında alınan kayıt çıktısı ve irtibat kişisi atamasına ilişkin belge belirleyicidir. Kaydın tamamlanma tarihi ile yükümlülüğün başladığı tarih arasındaki ilişki, bir zaman çizelgesi hâlinde sunulduğunda savunma çok daha anlaşılır olur.
Uyum Belgelerinin Bütünlüğü
Sicil kaydı tek başına değil, arkasındaki uyum çalışmasıyla birlikte anlam taşır. Kişisel veri işleme envanteri, saklama ve imha politikası, aydınlatma metinleri, veri işleyenlerle imzalanan sözleşmeler ve yetki matrisi bir bütün olarak sunulduğunda, yükümlülüğün gereğinin fiilen yerine getirildiği görünür hâle gelir. Bu belgelerin oluşturulma tarihlerinin sonradan üretildiği izlenimi doğurmayacak biçimde belgelenmesi önemlidir.
Usule İlişkin İtiraz Başlıkları
Savunma istem yazısına verilen sürede cevap verilmemiş olması, esasa ilişkin argümanların değerlendirilme imkânını daraltır. Bu nedenle tebligatın hangi adrese ve hangi tarihte yapıldığı, elektronik tebligat kullanılmışsa sisteme düşme kaydı incelenmelidir. Ayrıca cezanın muhatabı olarak gösterilen kişinin veri sorumlusu sıfatını taşıyıp taşımadığı ayrıca denetlenmelidir; grup şirketlerinde ve hizmet sağlayıcı ilişkilerinde bu sıfat çoğu zaman hatalı belirlenir. Cezaya karşı başvurulacak yargı yolu ve süresi bakımından ise mevzuatta geçmişte değişiklik yapıldığından, karar metnindeki bilginin yürürlükteki düzenlemeyle karşılaştırılması gerekir.
Miktara Yönelik Argümanlar
Aykırılığın giderilmiş olması, ihlalin süresi ve işlenen veri hacmi gibi unsurlar ayrı bir başlık altında toplanmalıdır. Bu başlık, esasa ilişkin itirazlar kabul görmese dahi sonucu etkileyebilecek tek alandır ve genellikle en az emek harcanan bölümdür.
Bu açıklamalar genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Şirketinizin veri işleme yapısı ve kayıt geçmişi sonucu değiştirebileceğinden, savunma sunulmadan önce dosyanın incelenmesinde yarar bulunmaktadır.