Veri Sorumluları Sicili kaynaklı cezalar, çoğu zaman bir veri ihlali yaşanmadan, yalnızca kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmemesi nedeniyle gündeme gelir. Bu da savunmanın niteliğini değiştirir: tartışma verinin nasıl işlendiği değil, yükümlülüğün gerçekten doğup doğmadığı ve beyanların doğruluğu üzerinedir.
İlk Tespit: Kayıt Yükümlüsü müsünüz?
6698 sayılı Kanun kural olarak veri sorumlularına sicile kayıt yükümlülüğü getirir; ancak Kurul, bazı veri sorumlularını belirlediği ölçütlerle bu yükümlülükten muaf tutabilmektedir. Muafiyet değerlendirmesinde çalışan sayısı, yıllık mali bilanço büyüklüğü ve ana faaliyetin özel nitelikli veri işlemeyi gerektirip gerektirmediği gibi ölçütler öne çıkar. Savunmanın ilk adımı, cezaya konu dönemde bu ölçütler bakımından hangi durumda bulunulduğunu belgelemektir: bordro özetleri, mali tablolar ve faaliyet tanımı bu aşamanın kanıtlarıdır.
Envanter ile Beyanın Uyumu
Sicil bildirimi, kişisel veri işleme envanterine dayanır. Bildirimde yer alan veri kategorileri, işleme amaçları, aktarılan taraflar ve saklama süreleri ile envanterdeki kayıtlar birbirini tutmuyorsa, denetimde bu uyumsuzluk ayrı bir eleştiri konusu olur. Bu nedenle savunmaya şu belgeler eklenir:
- Cezaya konu dönemde yürürlükte olan işleme envanteri
- Saklama ve imha politikası ile periyodik imha kayıtları
- Bildirimde yapılan güncellemelerin tarih ve içerik dökümü
- İrtibat kişisinin atanmasına ilişkin karar ve yetkilendirme
- Teknik ve idari tedbirlere ilişkin uygulama kanıtları
Yükümlülük Kalemlerini Ayrıştırmak
Bir ceza tutanağında birden fazla yükümlülük kalemi bir arada bulunabilir: aydınlatma yükümlülüğü, veri güvenliğine ilişkin tedbirler, Kurul kararlarının yerine getirilmesi ve sicile kayıt. Savunma bu kalemleri tek tek karşılamalıdır. Hepsini kapsayan genel bir itiraz, hangi kalem bakımından hangi belgenin sunulduğunu belirsiz bırakır ve incelemeyi zorlaştırır. Kalem kalem yazılan savunma, sonraki yargı aşamasında da yol gösterir.
Cezanın Tebliğinden Sonraki İlk Adımlar
Tebligat tarihi, tüm takvimin başlangıç noktasıdır ve zarfın kendisi saklanmalıdır. Ardından ceza tutanağındaki mevzuat dayanağı ile ekli inceleme raporundaki tespitler karşılaştırılır. Bu alanda idari para cezalarına karşı izlenecek yargı yolu, kanunda yapılan değişikliklerle farklılaşmıştır; geçmiş yıllara ait uygulama bugünkü düzenlemeyle aynı değildir. Bu nedenle dilekçe yazılmadan önce yürürlükteki metnin kontrol edilmesi ve tebligatın altındaki başvuru yolu açıklamasının okunması gerekir. Yanlış mercie yapılan başvuruda geçen süre, çoğu zaman geri kazanılamaz.
Kayıt Sonrası Süreklilik
- Yeni bir işleme faaliyeti başladığında bildirim güncellenir.
- Aktarım yapılan taraflar değiştiğinde envanter yenilenir.
- Saklama süreleri dolan veriler için imha kaydı tutulur.
- Yapılan her güncelleme tarihiyle birlikte arşivlenir.
- İç denetim notları, tedbirlerin sürekliliğini göstermek üzere saklanır.
Yukarıdaki bilgiler genel niteliktedir. Muafiyet ölçütleri ve başvuru yolları zaman içinde değişebildiğinden, ceza tutanağı ve inceleme raporu üzerinden güncel bir hukuki değerlendirme yaptırmanız yerinde olur.