VERBİS kaydına ilişkin yükümlülüklerin ihlali gerekçesiyle uygulanan idari para cezaları, çoğu veri sorumlusunun beklemediği bir anda gündeme gelir. Cezanın kendisi kadar önemli olan, karar yazısının şirkete hangi adresten ve hangi tarihte ulaştığıdır. Kayıtlı elektronik posta adresine düşen bir tebligatın günlerce açılmaması, itiraz süresinin fiilen tükenmesi anlamına gelebilir. Bu rehber, 6698 sayılı KVKK çerçevesinde VERBİS kaynaklı yaptırımlara karşı savunmayı tebligat zamanlaması üzerinden kurar.
Cezanın Dayandığı Yükümlülüğü Ayırın
İdari yaptırım kararında hangi yükümlülüğün ihlal edildiği açıkça belirtilir. Kayıt yükümlülüğünün hiç yerine getirilmemesi ile kaydın eksik veya güncel olmaması farklı savunmalar gerektirir. Aynı şekilde aydınlatma yükümlülüğü, veri güvenliğine ilişkin tedbirler ve ilgili kişi başvurularının cevaplanması ayrı ihlal başlıklarıdır; tek bir kararda birden fazlası bir arada bulunabilir. Savunma, her ihlal başlığı için ayrı ayrı kurulmalıdır.
KEP ve Tebligat Disiplini
Bu alanda hak kaybının en sık nedeni, kurumsal tebligat trafiğinin sahipsiz kalmasıdır. Uygulanabilir bir düzen şu şekilde kurulur:
- KEP hesabının günlük kontrolü belirli bir kişiye görev olarak atanır ve yedek sorumlu belirlenir.
- Ticaret sicilindeki adres ile fiilen kullanılan adres farklıysa sicil kaydı güncellenir; eski adrese yapılan tebliğ geçerli sayılabilir.
- Gelen her tebligatın tarihi, konusu ve süresi tek bir takvimde kayda geçirilir.
- Şirket içi yetki devri varsa, tebligatı alan kişinin bunu hukuk birimine iletme süresi yazılı olarak belirlenir.
İtiraz Yolu ve Süre Başlangıcı
İdari para cezasına karşı kanunda öngörülen süre içinde başvuru yapılması gerekir ve bu süre kararın tebliğinden itibaren işler. Süre başlangıcı tartışmalıysa, tebligatın usulüne uygun yapılmadığı ayrı bir itiraz başlığı olarak ileri sürülebilir. Bu iddianın işe yaraması için tebliğ evrakının içeriği, kime teslim edildiği ve adres bilgisi incelenmelidir; sadece "geç haberdar olduk" demek sonuç doğurmaz.
Savunmanın İçeriğini Belgeye Bağlayın
Yaptırıma karşı en güçlü argüman, yükümlülüğün fiilen yerine getirildiğini gösteren kayıtlardır. Veri envanteri, işleme faaliyet kayıtları, saklama ve imha politikası, çalışan farkındalık eğitimleri, teknik tedbirlere ilişkin sistem kayıtları ve ilgili kişi başvurularına verilen cevaplar dosyaya sunulmalıdır. Belgelerin ihlal tarihinden sonra üretildiği izlenimi vermemesi için tarih bütünlüğüne dikkat edilmelidir.
Ceza Sonrası Uyum Programı
Yaptırıma itiraz edilse dahi eksikliklerin giderilmesi ayrı bir gerekliliktir; aynı ihlalin devamı yeni bir yaptırım doğurabilir. VERBİS kaydının gerçek işleme faaliyetleriyle örtüşmesi, kategori ve saklama sürelerinin güncellenmesi ve değişiklik olduğunda kaydın revize edilmesi kalıcı bir süreç haline getirilmelidir.
Bu açıklamalar genel bilgi vermeyi amaçlar. Veri sorumlusunun büyüklüğü, işlenen verinin niteliği ve kararın gerekçesi savunmanın şeklini değiştirir; somut dosyanız için hukuki görüş almanız faydalı olacaktır.