Kişisel veri süreçlerinde iki ayrı yükümlülük çoğu zaman birbirine karıştırılır: veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü ile ilgili kişinin silme ve yok etme talebi. Bu rehber, iki başlık arasındaki bağı kurar ve yanıt gecikmelerinin başvuru sahibi için ne anlama geldiğini açıklar.
Aydınlatma Metni Neden Silme Talebinin Temelidir?
6698 sayılı KVKK uyarınca veri sorumlusu, verinin hangi amaçla işlendiğini, kimlere aktarılabileceğini, hukuki sebebini ve toplama yöntemini ilgili kişiye bildirmek zorundadır. Bu bildirim yalnızca bir şeklî yükümlülük değildir; ilgili kişinin daha sonra hangi verinin, hangi dayanakla tutulduğunu sorgulayabilmesinin de zeminidir. Aydınlatma metninde belirtilen işleme amacı ortadan kalkmışsa ya da hukuki sebep sona ermişse, verinin silinmesi veya yok edilmesi talebi bu metne dayandırılarak somutlaştırılabilir.
Başvuruda Biçim ve İspat
Talep, öncelikle veri sorumlusuna yöneltilir. Başvurunun yazılı olması ve tarihinin belgelenebilmesi esastır; kayıtlı elektronik posta, veri sorumlusunun ilan ettiği başvuru kanalı veya iadeli taahhütlü gönderi bu bakımdan güvenlidir. Başvuru metninde hangi verinin, hangi platform veya sistemde, hangi dönemden bu yana tutulduğunun mümkün olduğunca somut belirtilmesi yanıt kalitesini doğrudan etkiler. Kimlik doğrulaması istenebileceği için, başvurunun ilgili kişi tarafından yapıldığını gösteren bilgiler baştan eklenmelidir.
Yanıt Gecikirse Kurula Şikâyet Hattı
Veri sorumlusu, başvuruya kanunda öngörülen süre içinde yanıt vermekle yükümlüdür. Yanıtın hiç verilmemesi, yetersiz verilmesi ya da talebin reddedilmesi hâllerinde ilgili kişi Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir. Şikâyet aşamasının en sık takılan noktası, veri sorumlusuna önceden başvurulduğunun belgelenememesidir. Bu nedenle başvuru gönderisinin kaydı, teslim bilgisi ve varsa otomatik yanıt e-postası saklanmalıdır. Adres değişikliği veya kurumsal e-posta kutusunun izlenmemesi nedeniyle gecikme yaşanan hâllerde, ikinci bir kanaldan yenileme başvurusu yapılması yerinde olur.
Silme, Yok Etme ve Anonim Hâle Getirme
- Silme: Verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi
- Yok etme: Verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve kullanılamaz hâle getirilmesi
- Anonim hâle getirme: Verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilmesi
Talep dilekçesinde bu üçünden hangisinin istendiği açıkça yazılmalıdır. Saklama yükümlülüğü bulunan veriler bakımından silme talebinin karşılanamayabileceği ve bunun gerekçesinin bildirilmesi gerektiği de göz önünde tutulmalıdır.
Yayın ve Arama Sonucu Katmanı
Veri, bir internet sitesinde yayımlanmış içerik biçimindeyse, veri sorumlusuna yapılan başvuruya paralel olarak 5651 sayılı Kanun çerçevesindeki içeriğin çıkarılması ve erişimin engellenmesi yolu da değerlendirilebilir. Bu iki yol birbirinin alternatifi değildir; kaynak içerik ile arama sonucu ayrı ayrı ele alınmadığında sonuç eksik kalır.
Bu metin genel bilgilendirme sunar. Verinin türü, işleme dayanağı ve saklama yükümlülükleri sonucu değiştirebileceğinden, başvuru öncesinde somut duruma özgü bir değerlendirme yaptırmanız önerilir.