Kişisel verilerin korunması alanında yaptırımların çoğu, veri işleme faaliyetinin içeriğinden değil kayıt ve cevap yükümlülüklerinin aksatılmasından doğar. VERBİS kaydı ile ilgili kişinin başvurusuna verilen cevabın zamanlaması, 6698 sayılı KVKK kapsamında iki ayrı ama birbirini besleyen hattır. Bu rehber, veri sorumlusu ve ilgili kişi açısından süreleri karşılıklı olarak kurmayı amaçlar.
Kayıt Yükümlülüğünün Kapsamını Belirlemek
Her veri sorumlusu sicile kayıtla yükümlü değildir; çalışan sayısı, yıllık mali bilanço ve işlenen verinin niteliği gibi ölçütler istisna kapsamını belirler. Bu değerlendirme yapılmadan başlatılan bir kayıt süreci, envanterin eksik doldurulmasına ve sonradan düzeltme yükü doğmasına yol açar. Kayıt öncesinde veri işleme envanterinin gerçek süreçlerle örtüşmesi sağlanmalıdır.
İlgili Kişi Başvurusu: 30 Günlük Cevap Penceresi
İlgili kişi önce veri sorumlusuna başvurur; veri sorumlusunun talebi en geç otuz gün içinde sonuçlandırması beklenir. Bu pencere kaçırıldığında ya da cevap yetersiz kaldığında, ilgili kişi bakımından Kurula şikâyet yolu açılır. Şikâyet için cevabın öğrenilmesinden itibaren işleyen süre ile başvuru tarihinden itibaren işleyen üst sınır birlikte gözetilmelidir; ikisinden hangisi önce dolarsa hak kaybı orada doğar.
Cevabın Ulaşmaması Kimin Riski?
- Başvuruda gösterilen adresin güncel olmaması, cevabın ulaşmamasına ve sürenin tartışmalı hale gelmesine yol açar
- Veri sorumlusunun yalnızca e-posta ile cevap verip iletildiğini kanıtlayamaması
- KEP adresi bulunduğu halde adi posta tercih edilmesi
- Başvurunun kayda alınma tarihinin iç sistemde tutulmaması
- Şikâyet dosyasına, başvuru ve cevabın tarih sıralı biçimde eklenmemesi
Veri Sorumlusu İçin Kontrol Sırası
- Gelen her talep, ulaştığı tarihle birlikte tek bir kayıt defterine işlenir.
- Talebin hangi hakka ilişkin olduğu (bilgi talebi, silme, aktarım bilgisi) sınıflandırılır.
- Cevap metni, yapılan işlemi ve dayanağını somut olarak gösterir biçimde yazılır.
- Cevabın gönderim ve ulaşma kaydı saklanır.
- Aynı konuda tekrarlanan başvurular için standart ama içeriği güncellenen bir şablon kullanılır.
Kurul Aşamasından Sonrası
Kurul kararlarına karşı yargı yoluna gidilebilir; ancak başvurulacak merci ve süre bakımından mevzuatta değişiklik yapılabildiğinden, karar tebliğ edildiğinde güncel düzenlemenin kontrol edilmesi gerekir. Tebliğ tarihi bu noktada tek başına belirleyicidir; kararı elektronik ortamda gördüğünüz gün ile resmi tebliğ tarihi çakışmayabilir.
Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır ve her veri işleme faaliyetinin kendi koşulları vardır. Kayıt yükümlülüğü ya da şikâyet yolu değerlendirilirken profesyonel destek alınması yerinde olacaktır.