Kişisel veri ihlallerinde ilgili kişinin elindeki en güçlü araç, doğru sırayla ve zamanında kullanılan başvuru hakkıdır. 6698 sayılı KVKK bu hakkı iki aşamalı kurgulamıştır: önce veri sorumlusuna, sonra Kurula. Bu rehber, başvuru süresinin tebligat ve yazışma gecikmeleri yüzünden nasıl kaybedildiğini ve bunun nasıl önleneceğini ele alır.
İhlali Öğrenme Anı ile Bildirim Anı Arasındaki Fark
Veri sorumlusunun ihlali fark ettiği an ile ilgili kişinin durumdan haberdar olduğu an genellikle aynı değildir. Aradaki boşlukta veriler dolaşımda kalır, ilgili kişi ise henüz hiçbir adım atmamıştır. Bu nedenle ihlal duyurusu, e-posta bildirimi veya kamuya açıklanan açıklama eline geçtiğinde ilk yapılacak şey, öğrenme tarihini belgeyle sabitlemektir.
Veri Sorumlusuna Başvuru: Yazılı Zeminin Kurulması
Kurula gitmeden önce veri sorumlusuna başvurulması gerekir. Bu başvuru, kimliği tespit edilebilir biçimde ve ulaştığı ispatlanabilir bir kanaldan yapılmalıdır. Talebin içeriği somut olmalıdır: hangi verinin işlendiği, kaynağı, aktarıldığı taraflar, işleme amacı, silme veya düzeltme talebi. Genel ifadelerle kurulan başvurular, sonradan Kurul aşamasında talep kapsamının belirsizliği tartışmasını doğurur.
Kuruldaki İkili Süreyi Kaçırmamak
- Veri sorumlusunun cevap vermesi için tanınan otuz günlük süre işler
- Cevap geldiğinde, öğrenilmesinden itibaren otuz gün içinde Kurula şikâyet edilebilir
- Hiç cevap gelmese dahi, başvuru tarihinden itibaren altmış günlük üst sınır işlemeye devam eder
- Cevabın geç tebliğ edilmesi bu üst sınırı kendiliğinden uzatmaz
Tebligat Adresinin Yarattığı Sessiz Süre Kaybı
Uygulamada en sık görülen kayıp, başvuruda bildirilen adresin eski olması ya da cevabın spam klasörüne düşmesidir. Veri sorumlusu cevabını gönderdiğini belgeleyebiliyorsa, ilgili kişi cevabı görmediğini ileri sürse bile takvim işlemeye devam eder. Bu riski azaltmanın yolu, başvuruda tek bir güncel iletişim kanalı bildirmek, başvuru tarihini takvime işlemek ve otuzuncu günün sonunda cevap gelmemişse beklemeden ikinci aşamaya hazırlanmaktır.
Tazminat Yolunun Ayrı Takvimi
Kurula şikâyet ile maddi ve manevi tazminat talebi birbirinin alternatifi değildir; ayrı yollardır ve ayrı süre rejimlerine tabidir. İhlal internet ortamında yayılan bir içerikle birlikte gerçekleşmişse, 5651 sayılı Kanun kapsamındaki içerik çıkarma ve erişim engelleme yolu da paralel olarak işletilebilir. Zarar iddiası varsa, verinin nerede yayıldığı ve ne süreyle erişilebilir kaldığı ayrıca kayıt altına alınmalıdır.
Bu içerik yol gösterici bir çerçevedir; ihlalin niteliği ve veri sorumlusunun konumu izlenecek adımları değiştirebileceğinden, başvuru metninin somut olaya göre hazırlanması önemlidir.